تصحيح الأخطاء المحاسبية( 2 )
1. صرف مبلغ خطا : ومن هذه الأمثلة:
صرف مبالغ أكثر من المستحق : هناك ثلاث حالات
1. أن يتم اكتشاف الخطأ في نفس السنة المالية التي وقع فيها هذا الخطأ وعلى المصلحة أن تحدد قسمة الزيادة وتحصيلها فوارا على الإدارة المالية تحرير إذن تسوية يكون فيه حساب الصندوق مدين بالمبلغ الذي تم صرفة خطأ ويجعل حساب المصروفات دائنا بالمبلغ الآتي:
من / الصندوق
إلى / المصروفات بالاستبعاد
( قيمة المبلغ الذي تم صرفة)
أما إذا تعدت تحصيل المبلغ فورا فإنه يحد إذ أن تسوية لقيد المبلغ المطلوب تحصيله كحساب العهد تحت التحصيل طرف الشخص المسئول أي الذي تحصل المبلغ الزائد ويحد إذن تسوية
من / العهد تحت التحصيل ( طرف )
إلى / المصروفات بالاستعارة (بند)
و عند تحصيل المبلغ
من ح/ الصندوق .
إلى د/ العهد تحت التحصيل.( 1 )
ب/ قد يكتشف الخطأ في سنة لاحقة و في هذه الحالة لا يجوز استبعاد المبلغ من مصروفات الميزانية (البند المختص) نظراً لأن الصرف تم في سنة مالية تكون حساباتها أقفلت ، كما أن الاستبعاد من مصروفات ميزانية السنة المالية اللاحقة التي اكتشف فيها الخطأ سيؤدي إلى زيادة اعتماد البند الذي سيستبد منه المبلغ من مصروفاته . لذلك فإن المبلغ المحصل للإيرادات ويكون القيد كالآتي :
×× من ح/ الصندوق
×× إلى د/الإيرادات
أما إذا تعذر تحصيل المبلغ فوراً فيحرر إذن تسوية لقيد المبلغ عهدة تحت التحصيل طرف الشخص المسئول و إضافة المبلغ بحساب المطلوبات .
و يكون القيد كالآتي :
من ح/ العهد تحت التحصيل
إلى د/ المطلوبات
وعند تحصيل المبلغ يكون القيد كالآتي
من ح/ الصندوق
إلى د/ الإيرادات .
ثم يحرر إذن تسوية آخر لإزالة المبلغ من حساب العهد تحت التحصيل و حساب المطلوبات ويكون القيد كالآتي :
من ح/ المتطلبات .
إلى د/ عهد تحت التحصيل( 1 ) .
ج/ في الحالات التي يكون الخطأ قد بدأ في سنة سابقة و إستمراره في السنة اللاحقة التي اكتشف فيها، وفي هذه الحالة يحصر المبلغ المصروف خطأ ويضاف الجزء الذي تم صرفه في السنة السابقة للإيرادات المتنوعة. أما الجزء الذي تم صرفه خطأ في نفس السنة المالية التي اكتشف فيها الخطأ فيستبعد من المصروفات ويكون القيد كالآتي :
بفرض أن المبلغ الذي صرف خطأ بالزيادة (200) ريال و إن تحصيل ذلك المبلغ قد تم فوراً وأن (1200) ريال من هذا المبلغ تخص السنة المالية السابقة و (800) تخص العام الحالي الذي اكتشف فيه الخطأ .
الحل
200 من ح/ الصندوق
إلى مذكورين
1200 ح/ الإيرادات المتنوعة (العام لماضي)
800 ح/ المصروفات بالاستبعاد (العام الحالي)
د/ صرف مبالغ أقل من المستحق :
عند اكتشاف الخطأ ينبغي صرف الفرق إلى صاحب الشأن بموجب أمر اعتمد صرف و يخصم بالمبالغ المصروفة على البند المختص بالميزانية في السنة التي ظهر الخطأ فيها و يكون القيد كالآتي :
××× من ح/ المصروفات – البند المختص .
×× إلى د/ الحوالات .
صرف مبالغ سبق إضافتها للإيرادات :
في هذه الحالة فإن ذلك المبلغ يتم صرفه بالاستبعاد من الإيرادات في السنة المالية التي اكتشف فيها الخطأ أم في السنة المالية السابقة .
من ح/ الإيرادات (بالاستبعاد)
إلى د/ الحوالات أو أوامر الدفع.
و/ الخطأ الحسابي في أمر إعتماد الصرف :
قد يقع خطأ في أمر اعتماد الصرف الصرف يترتب عليه صرف مبلغ أكثر أو أقل من المستحق:
مثال : بفرض أنه استحق لموظف ما راتب 1700 ريال وحرر له أمر اعتماد صرف عن هذا المبلغ كان القيد بموجبه على النحو التالي :
1700 من ح/ المصروفات – بدل
180 من د/ مصروفات – بدل انتقال
إلى ح/ مذكورين
153 ح/ الأمانات – تقاعد
1737 ح/ الحوالات
وبعد قيد أمر اعتماد الصرف بالدفتر وصرف الحوالة تم اكتشاف الخطأ عندئذٍ يحرر إذن تسوية يتم بموجبه قيد التصحيح من جانب واحد على النحو التالي :
10 من ح / عهد تحت التحصيل .
وعند التحصيل يجري القيد التالي
10 من ح/ الصندوق .
10 إلى ح/ العهد تحت التحصيل .
وبالعكس إذا فرض أن مبلغ الحوالة المثبت في أمر اعتماد الصرف هو (1717) بدلاً من (1727) و أنه قد تم تحرير الحوالة على أساس المبلغ المثبت في أمر اعتماد الصرف أي (1717) عندئذٍ يحرر إذن تسوية يتم بموجبه إجراء قيد تصحيح من جانب واحد .
10 إلى ح/ الأمانة المتنوعة.
وعند صرف المبلغ إلى الموظف يحرر أمر اعتماد صرف يكون فيه القيد كالآتي :
10 من ح / الأمانات – باسم الموظف
10 إلى ح / الحوالات .
1. صرف مبلغ خطا : ومن هذه الأمثلة:
صرف مبالغ أكثر من المستحق : هناك ثلاث حالات
1. أن يتم اكتشاف الخطأ في نفس السنة المالية التي وقع فيها هذا الخطأ وعلى المصلحة أن تحدد قسمة الزيادة وتحصيلها فوارا على الإدارة المالية تحرير إذن تسوية يكون فيه حساب الصندوق مدين بالمبلغ الذي تم صرفة خطأ ويجعل حساب المصروفات دائنا بالمبلغ الآتي:
من / الصندوق
إلى / المصروفات بالاستبعاد
( قيمة المبلغ الذي تم صرفة)
أما إذا تعدت تحصيل المبلغ فورا فإنه يحد إذ أن تسوية لقيد المبلغ المطلوب تحصيله كحساب العهد تحت التحصيل طرف الشخص المسئول أي الذي تحصل المبلغ الزائد ويحد إذن تسوية
من / العهد تحت التحصيل ( طرف )
إلى / المصروفات بالاستعارة (بند)
و عند تحصيل المبلغ
من ح/ الصندوق .
إلى د/ العهد تحت التحصيل.( 1 )
ب/ قد يكتشف الخطأ في سنة لاحقة و في هذه الحالة لا يجوز استبعاد المبلغ من مصروفات الميزانية (البند المختص) نظراً لأن الصرف تم في سنة مالية تكون حساباتها أقفلت ، كما أن الاستبعاد من مصروفات ميزانية السنة المالية اللاحقة التي اكتشف فيها الخطأ سيؤدي إلى زيادة اعتماد البند الذي سيستبد منه المبلغ من مصروفاته . لذلك فإن المبلغ المحصل للإيرادات ويكون القيد كالآتي :
×× من ح/ الصندوق
×× إلى د/الإيرادات
أما إذا تعذر تحصيل المبلغ فوراً فيحرر إذن تسوية لقيد المبلغ عهدة تحت التحصيل طرف الشخص المسئول و إضافة المبلغ بحساب المطلوبات .
و يكون القيد كالآتي :
من ح/ العهد تحت التحصيل
إلى د/ المطلوبات
وعند تحصيل المبلغ يكون القيد كالآتي
من ح/ الصندوق
إلى د/ الإيرادات .
ثم يحرر إذن تسوية آخر لإزالة المبلغ من حساب العهد تحت التحصيل و حساب المطلوبات ويكون القيد كالآتي :
من ح/ المتطلبات .
إلى د/ عهد تحت التحصيل( 1 ) .
ج/ في الحالات التي يكون الخطأ قد بدأ في سنة سابقة و إستمراره في السنة اللاحقة التي اكتشف فيها، وفي هذه الحالة يحصر المبلغ المصروف خطأ ويضاف الجزء الذي تم صرفه في السنة السابقة للإيرادات المتنوعة. أما الجزء الذي تم صرفه خطأ في نفس السنة المالية التي اكتشف فيها الخطأ فيستبعد من المصروفات ويكون القيد كالآتي :
بفرض أن المبلغ الذي صرف خطأ بالزيادة (200) ريال و إن تحصيل ذلك المبلغ قد تم فوراً وأن (1200) ريال من هذا المبلغ تخص السنة المالية السابقة و (800) تخص العام الحالي الذي اكتشف فيه الخطأ .
الحل
200 من ح/ الصندوق
إلى مذكورين
1200 ح/ الإيرادات المتنوعة (العام لماضي)
800 ح/ المصروفات بالاستبعاد (العام الحالي)
د/ صرف مبالغ أقل من المستحق :
عند اكتشاف الخطأ ينبغي صرف الفرق إلى صاحب الشأن بموجب أمر اعتمد صرف و يخصم بالمبالغ المصروفة على البند المختص بالميزانية في السنة التي ظهر الخطأ فيها و يكون القيد كالآتي :
××× من ح/ المصروفات – البند المختص .
×× إلى د/ الحوالات .
صرف مبالغ سبق إضافتها للإيرادات :
في هذه الحالة فإن ذلك المبلغ يتم صرفه بالاستبعاد من الإيرادات في السنة المالية التي اكتشف فيها الخطأ أم في السنة المالية السابقة .
من ح/ الإيرادات (بالاستبعاد)
إلى د/ الحوالات أو أوامر الدفع.
و/ الخطأ الحسابي في أمر إعتماد الصرف :
قد يقع خطأ في أمر اعتماد الصرف الصرف يترتب عليه صرف مبلغ أكثر أو أقل من المستحق:
مثال : بفرض أنه استحق لموظف ما راتب 1700 ريال وحرر له أمر اعتماد صرف عن هذا المبلغ كان القيد بموجبه على النحو التالي :
1700 من ح/ المصروفات – بدل
180 من د/ مصروفات – بدل انتقال
إلى ح/ مذكورين
153 ح/ الأمانات – تقاعد
1737 ح/ الحوالات
وبعد قيد أمر اعتماد الصرف بالدفتر وصرف الحوالة تم اكتشاف الخطأ عندئذٍ يحرر إذن تسوية يتم بموجبه قيد التصحيح من جانب واحد على النحو التالي :
10 من ح / عهد تحت التحصيل .
وعند التحصيل يجري القيد التالي
10 من ح/ الصندوق .
10 إلى ح/ العهد تحت التحصيل .
وبالعكس إذا فرض أن مبلغ الحوالة المثبت في أمر اعتماد الصرف هو (1717) بدلاً من (1727) و أنه قد تم تحرير الحوالة على أساس المبلغ المثبت في أمر اعتماد الصرف أي (1717) عندئذٍ يحرر إذن تسوية يتم بموجبه إجراء قيد تصحيح من جانب واحد .
10 إلى ح/ الأمانة المتنوعة.
وعند صرف المبلغ إلى الموظف يحرر أمر اعتماد صرف يكون فيه القيد كالآتي :
10 من ح / الأمانات – باسم الموظف
10 إلى ح / الحوالات .
