(2) تحديد الأهداف التنفيذية في شكل
مناسب للموازنات.
تناولنا في جزء سابق من هذا الكتاب
الأهداف التنفيذية بشيء من التفصيل، وما يهمنا هنا أن أهداف الأقسام والإدارات يجب
أن تكون موجهة نحو إعداد الموازنات. فأهداف مثل زيادة رضا المستهلكين عن السلع،
والاهتمام بالإعلان التلفزيوني، وتشكيل لجنة للرقابة على الجودة، وافتتاح كافيتريا
لتقديم الوجبات للعاملين هي أهداف تنفيذية جيدة، ولكن يصعب ترجمتها إلى أرقام في
الميزانيات التقديرية. أما الأهداف التي تأخذ شكل مناسب لإعداد الموازنات هي
الأهداف التي تأخذ الشكل التالي:
- حجم
المبيعات المتوقع.
- حجم
الإنتاج المتوقع.
- كمية
الخامات والمواد المطلوبة، باختلاف أنواعها.
- عدد
العاملين المطلوبين لتنفيذ الخطة باختلاف أنواعهم.
- كمية
وحجم الخدمات المطلوبة من أدوات، وقطع غيار، وزيوت، وقوى محركة، وصيانة، ونقل،
ونظافة، وإعلانات، ودعاية استقبالات، وبحوث، وتجارب.
لاحظ أن البنود المطروحة عاليه يمكن
تحويلها إلى بيانات تكاليف وإيرادات بسهولة، مما يجعل وضعها في قوائم مالية أمراً
ميسوراً وممكناً.
(3) التنبؤ بحجم المبيعات أو حجم
الإنتاج.
سبق وأن بينا أن هذين الرقمين هما
أهم رقمين في إعداد الموازنات، حيث أن على أساسهما نبني الخطط التنفيذية
وموازناتها، كما سبق وأن اشرنا إلى أنه في السوق التي يسيطر عليها المشترين، والتي
تتميز بأنها تنافسية، وأن المشروع يحاول أن يكون له نصيب من السوق، يكون من
المنطقي أن نتنبأ بحجم المبيعات المتوقع للمشروع خلال السنة الجديدة، ووفقاً
للمتغيرات المختلفة في هذا السوق. هذا ولقد اطلقنا على هذا السوق اسم سوق المشترين.
أما في الاحوال التي ضمن فيها البائع أنه يستطيع أن يبيع كل ما ينتجه، هنا يكون
البائع هو المسيطر، أو أنه سوق للبائعين. ولا داعي إذاً للتنبؤ بحجم المبيعات،
ولكن المنطق يشير إلى ضرورة تحديد حجم الطاقة الإنتاجية للمشروع والتي تشير إلى ما
يمكن أن ينتجه المشروع باعتبار أن كل ما ينتج سيباع.
(4) إعداد الموازنات العينية على
مستوى الأقسام والإدارات.
يقصد بإعداد الموازنات العينية وضع
الخطط والقوائم التي تحدد المهام والأنشطة التنفيذية التي سيقوم بها القسم أ
والإدارة. كما أنها تعني تحديد كل الأعباء الملقاة على عاتق القسم أو الإدارة في
سنة الخطة القادمة، لاحظ أننا قد اعطينا تفصيلاً دقيقاً لهذا الأمر في الفصل
السابق تحت عنوان "تحديد حجم عبء العمل". وفي ذلك العنوان تعرضنا إلى أن
الأقسام (ومن بعدها الإدارات) تحاول أن تشرح بالتفصيل خطتها للعام الجديد، محددة
في ذلك كل الأعباء الملقاة على عاتقها، والمهم أن تأخذ الأعباء الشكل التالي:
• محددة
بشكل رقمي واضح.
• تعبر
عن علاقة واضحة مع التكاليف والإيرادات، حتى يسهل إعداد الميزانيات التقديرية
المالية في المراحل التالية.
• تعبر
عن علاقة واضحة مع حجوم الخامات، والعمالة، والخدمات والأصول الثابتة المطلوبة
لتنفيذ أعباء العمل.
(5) إعداد الموازنات المالية على
مستوى الأقسام والإدارات.
الموازنات المالية هي الترجمة
المالية للموازنات العينية. وإذا نظرت إلى الموازنة العينية الموجودة ف فإن
الترجمة المالية للبنود الموجودة فيها يمثل الموازنات المالية على مستوى الأقسام
والإدارات.
وتشمل الميزانية التقديرية المالية
للأقسام والإدارات على بنود معينة أهمها ما يلي:
• تكلفة
المواد:
وتتمثل فيما تتكلفه الأقسام
والإدارات في الحصول على المواد اللازمة لأداء عملها... وهذه المواد تختلف من قسم
لآخر.
• تكلفة
العمالة والأجور:
وتتمثل في المرتبات والأجول،
والحوافز والمزايا النقدية الأخرى.
• تكلفة
الخدمات:
وهي تشمل تكاليف خدمات يحصل عليها
القسم أو الإدارة مثل النظافة، والنقل، ونظم المعلومات، والبريد، والصيانة،
والبحوث.
• تكاليف
إدارية:
وتتمثل في نصيب القسم أو الإدارة من
التكاليف الإدارية العامة في المشروع.
وإذا كنت تعمل في شركة لها نظام دقيق
للتخطيط والموازنات، ستجد أن لديها قوائم مطبوعة وجاهزة للموازنات المالية، بحيث
تضم كل البنود المحتملة وعلى المديرين في الأقسام والإدارات وأن يقوموا بتقدير هذه
البنود كالآتي:
1) تقدير
الكمية المطلوبة من كل بند من البنود السابقة.
2) تضرب
هذه الكمية في سعر الحصول عليها.
3) إن
لم يكن من المستطاع تقدير الكمية وسعر الحصول عليها، يتم تقديرها شخصياً وفقاً
للخبرة، أو استناداً إلى ما تن انفاقه العام الحالي ومدى الزيادة او النقصان
المتوقع خلال العام القادم من العام الحالي.
(6) إعداد موازنة المواد
يتم الانتقال من الميزانيات
التقديرية على مستوى الأقسام والإدارات إلى الميزانيات التقديرية حسب طبيعة بنود
الانفاق.
ويفضل أثناء إعداد موازنة المواد
التفرقة بين نوعين: مواد مباشرة، ومواد غير مباشرة، ويعد ميزانية لكل منهما. وهذه
التفرقة تساعد على معرفة تكلفة الوحدة الواحدة من السلع من التكاليف التي تخصها
وحدها، وعلى معرفة هيكل التكاليف العامة التي لا ترتبط بسلع معينة.
1- المواد المباشرة:
وهي المواد التي يمكن تخصيصها على
سلع معينة، وهذه السلع محددة في كميات إنتاجها. ويتم تحديد تقديرات المواد
المباشرة وذلك بتحديد:
• كمية
المواد المباشرة التي تدخل في إنتاج كل وحدة واحدة من المنتج، وذلك على أساس
الكمية المعيارية المحددة بواسطة أقسام الإنتاج، أو على أساس تقديري.
• حجم
كل صنف من أصناف المنتجات وفقاً لخطة الإنتاج.
ومتى تم التوصل إلى هذين البندين
السابقين، يمكن التعرف على كميات المواد المطلوبة كالآتي:
كمية المواد المطلوبة = حجم الإنتاج
× كمية المواد في كل وحدة
2- المواد غير المباشرة.
وهي المواد التي لا يمكن ربطها بسلع
معينة، وعليه لا يمكن تحميلها على هذه السلع. وحيث أنها تصرف في الغالب على أساس
الإدارات، فإنه يمكن تحميلها على هذه الإدارات. بل أن النموذج أو الشكل الذي
يستخدم كموازنة للمواد غير المباشرة يفضل أن يضم خانات للإدارات المختلفة، للتعرف
على نصيب هذه الإدارات من هذه التكاليف. وتضم المواد غير المباشرة أنواع أهمها:
الخامات، والوقود والقوى المحركة، وقطع الغيار والمهمات، ومواد التعبئة والتغليف،
والأدوات الكتابية، والمياه والكهرباء.
(7) موازنة العمالة والأجور.
يتم تحديد احتياجات المشروع كله من
العمالة بتجميع احتياجات الأقسام والإدارات، وهي بالتبعية تحدد احتياجاتها عن طريق
تحديد العبء الإجمالي للعمل، ومعدل ما يستطيع الفرد الواحد أن يقوم به من عبء عمل،
أي كالتالي:
عدد العمال المطلوبين= (للعمل الإجمالي العبء)/(الواجد للفرد العمل
عبء)
أو (الفترة في التشغيل ساعات
إجمالي)/(الفترة في الفرد عمل ساعات متوسط)
وبعد أن يقوم القسم أو الإدارة
بتحديد احتياجاته، يتم تجميع هذه الاحتياجات في قائمة مقارنة. كما تفيد هذه
القائمة في الفصل بين ما هو مباشر وغير مباشر من قوة العمل المطلوبة.
العمالة
المباشرة: هي العمالة الموجودة في وحدات وأقسام الإنتاج.
العمالة غير المباشرة: هي العمالة
الموجودة في باقي أقسام وإدارات المشروع.
(8) موازنة الخدمات.
تعتبر كل الخدمات نوع من التكاليف
غير المباشرة، وذلك لأنها لا تخص سلعة معينة، ويصعب إذاً تحميلها على السلعة.
وبدلاً من هذا نجد أن الخدمات عادة ما تنفق بواسطة إحدى الإدارات لأنها تخص الأداء
فيها، وبالتالي يتم تحميل الإدارات بما تنفقه من تكاليف للخدمات. والميزانية
التقديرية للخدمات يطلق عليها أحياناً موازنة المستلزمات السلعية.
وهناك 3 أنواع من تكاليف الخدمات،
وهي كالتالي:
• تكاليف
صناعية غير مباشرة.
• تكاليف
البيع والتوزيع.
• التكاليف
الإدارية.
1- التكاليف الصناعية غير المباشرة:
وهي تتضمن العناصر التالية:
• مواد
غير مباشرة: مثل الزيود، والقوى المحركة، وقطع الغيار، ومواد التعبئة والتغليف،
والأدوات الكتابية، والإنارة والمياه.
• عمالة
غير مباشرة: وتمثل تكلفة العمالة في الأقسام غير الإنتاجية التابعة لإدارة
الإنتاج.
• مصروفات
غير مباشرة: وهي تتضمن مصروفات لها علاقة بالعملية الصناعية مثل إيجارات مباني
صناعية، وإيجار أجهزة ومعدات، ونثل الخامات، والتأمينات الصناعية، وتكلفة التجارب
والأبحاث والاستشارات الصناعية.
2- تكاليف التسويق والبيع والتوزيع:
وهي تتضمن العناصر التالية:
• مواد
غير مباشرة: مثل المواد اللازمة لورش الإعلان والترويج، الهدايا، والأدوات
الكتابية، والإنارة والمياه.
• أجور
غير مباشرة: وتمثل تكلفة أجور موظفي ومديري التسويق والمبيعات.
• مصروفات
غير مباشرة: مثل نقل المبيعات، وتكاليف بحوث واستشارات التسويق، وتكاليف منافذ
البيع والتوزيع، وتكاليف الترويج والمسابقات والهدايا.
بنود التكاليف
مواد غير مباشرة:
- خدمات.
- وقود
وزيوت وقوى محركة.
- قطع
غيار ومهمات.
- مواد
تعبئة وتغليف.
- أدوات
كتابية.
- مواد
الإعلان وهدايا وترويج.
- مياه
وكهرباء.
مجموع تكلفة المواد غير المباشرة
أجور غير مباشرة:
- مزايا
نقدية.
- مزايا
عينية
مجموع تكلفة الأجور غير المباشرة
مصروفات غير مباشرة:
- نقل.
- بحوث
واستشارات وتجارب.
- تأمينات.
- إيجارات
واستهلاكات.
- إيجار
أجهزة ومعدات.
- علاقات
عامة.
- انتقالات
واستقبالات.
- نشر
وطبع.
مجموع تكاليف المصروفات غير المباشرة
إجمالي موازنة الخدمات
