كيف تُقاس الإنتاجية باستخدام KPIs؟

 تطبيق مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) في الشركة يتطلب عملية منظمة لضمان فعاليتها في تحقيق الأهداف الاستراتيجية. فيما يلي الخطوات العملية لتطبيق مؤشرات الأداء:

1. تحديد الأهداف الاستراتيجية للشركة

• حدد الأهداف الكبرى التي تسعى الشركة لتحقيقها، مثل زيادة الإيرادات، تحسين الكفاءة التشغيلية، أو تحسين رضا العملاء.
• تأكد من أن الأهداف واضحة وقابلة للقياس.

مثال:

• الهدف: زيادة الإيرادات بنسبة 20% خلال عام.
  
  
  

2. اختيار مؤشرات الأداء المناسبة

• اختر مؤشرات الأداء التي ترتبط بشكل مباشر بالأهداف الاستراتيجية.
• احرص على أن تكون المؤشرات:
  • محددة: تتعلق بهدف معين.
  • قابلة للقياس: يمكن قياسها عدديًا.
  • قابلة للتحقيق: ضمن نطاق إمكانيات الشركة.
  • مرتبطة بالهدف: تسهم في تحقيق الأهداف المحددة.
  • محددة زمنياً: ذات إطار زمني واضح.

مثال:

• الهدف: زيادة الإيرادات بنسبة 20%.
• المؤشر: نسبة النمو في الإيرادات الشهرية ($\frac{\text{الإيرادات الحالية} - \text{الإيرادات السابقة}}{\text{الإيرادات السابقة}}$).

3. جمع البيانات اللازمة

• حدد المصادر التي ستجمع منها البيانات المتعلقة بكل مؤشر.
• استخدم أدوات تقنية مثل Power BI، Google Analytics، أو برامج ERP لتتبع البيانات.

مثال:

• جمع بيانات الإيرادات من تقارير المبيعات الشهرية.
• استخدام نظام CRM لتحليل رضا العملاء.

---

4. تحديد الأهداف المرجعية لكل مؤشر

• حدد القيمة المستهدفة التي يجب أن يحققها كل مؤشر.
• استخدم بيانات تاريخية أو معايير الصناعة لتحديد الهدف المرجعي.

مثال:

• الهدف المرجعي لنسبة النمو في الإيرادات الشهرية: 5% شهريًا.

5. وضع خطة لتنفيذ ومراقبة المؤشرات

• حدد من المسؤول عن جمع وتحليل البيانات لكل مؤشر.
• عين مسؤولين (أو فريق) لتتبع الأداء وتقديم التقارير.

مثال:

• قسم المالية مسؤول عن إعداد تقارير الإيرادات الشهرية.
• قسم الموارد البشرية مسؤول عن إعداد تقرير رضا الموظفين.

6. تحليل النتائج وتقييم الأداء

• قارن النتائج الفعلية بالأهداف المرجعية لتحديد مدى تحقيق الأهداف.
• استخدم أدوات تحليل البيانات لتحديد نقاط القوة والضعف.

مثال:

• إذا كانت نسبة النمو في الإيرادات الشهرية 3% فقط مقارنة بالهدف 5%، يجب تحليل السبب (مثل ضعف التسويق أو انخفاض الطلب).

7. اتخاذ إجراءات تصحيحية

• في حالة عدم تحقيق الأهداف، ضع خطة لتحسين الأداء.
• شارك التحليلات مع الأقسام المعنية لتحفيزهم على العمل بشكل أفضل.

مثال:

• تحسين استراتيجيات التسويق لاستهداف أسواق جديدة.

8. تحديث المؤشرات بمرور الوقت

• تأكد من أن المؤشرات تظل ملائمة لأهداف الشركة.
• قم بتعديل أو استبدال المؤشرات عند تغيير الأولويات أو الأهداف.

9. استخدام التكنولوجيا لتسهيل العملية

• أدوات لإدارة المؤشرات:
  • Trello أو Asana: لتنظيم المهام والمسؤوليات.
  • Power BI أو Tableau: لتحليل البيانات وتصور المؤشرات.
  • Google Sheets: لتتبع البيانات بشكل بسيط.

10. التقييم الدوري والتحسين المستمر

• قم بإجراء مراجعات دورية للمؤشرات، مثل أسبوعيًا أو شهريًا.
• تأكد من أن كل قسم يشارك في تحسين الأداء.

أمثلة تطبيقية في الشركة:

قسم المبيعات:

• المؤشر: نسبة تحويل العملاء المحتملين إلى مشترين.
• الهدف: تحقيق معدل تحويل 20% خلال 6 أشهر.
• الخطة: تدريب فريق المبيعات على مهارات الإقناع واستخدام CRM لتحليل العملاء.

قسم التسويق:

• المؤشر: تكلفة اكتساب العميل (CAC).
• الهدف: تخفيض CAC بنسبة 10% خلال الربع القادم.
• الخطة: تحسين الاستهداف في الحملات الإعلانية.

قسم الموارد البشرية:

• المؤشر: معدل رضا الموظفين.
• الهدف: تحسين معدل الرضا ليصل إلى 85% خلال عام.
• الخطة: تنفيذ برامج تدريبية ومكافآت لتحفيز الموظفين.