نظم المعلومات الإدارية تطبيقاتها

نظم المعلومات الإدارية

        المعلومات تعد من الموارد المتاحة للمدير مثلها مثل أي مورد آخر والاهتمام في المعلومات يأتي من تأثيرين

·        أصبحت الأعمال أكثر تعقيداً.

·        تحقيق الحاسوب لمقدرات عالية.

لذلك حاجة المد راء على مختلف المستويات التنظيمية وغير المدراء والأفراد في بيئة المنظمة إلى مخرجات العمليات (المعلومات) من الحاسب بالإضافة إلى أن المدراء يؤدون وظائف مختلفة ويلعبون أدواراً لذلك هم بحاجة إلى مهارات الاتصالات ومهارات حل المشاكل لكي يكونوا ناجحين، ولذلك يجب عليهم أن يكونوا ملمين بالحاسب والأكثر أهمية أن يكونوا ملمين بالمعلومات أيضاً.

لذلك يجب على المدير أولا أن ينظر إلى وحدته كنظام مكون من أنظمة فرعية موجودة في نظام أكبر منه فالمنشأة هي نظام طبيعي أو واقعي إلا أنها تدار من خلال استخدام نظام مفاهيمي، والنظام المفاهيمي يتكون من مشغل معلومات يحول البيانات إلى معلومات وتمثل الموارد الطبيعية أو الواقعية.

لقد كان أول تطبيق رئيسي للحاسب هو تشغيل بيانات محاسبية وتبعته أربعة نظم معلومات إدارية أخرى، نظم معلومات إدارية، نظم دعم قرارات، مكتب افتراضي، نظم معتمدة على المعرفة.

إدارة المعلومات Information Mgt :

        في البداية وبصغر حجم المنشأة يستطيع المدير الإدارة عن طريق الملاحظة ولكن مع زيادة حجم العملية للمنشأة يقل اعتماد المدير على الملاحظة، ويزيد اعتماده على المعلومات، لذلك يستخدم المدير العديد من التقارير أو المعلومات المعروضة لتعكس الحالة الواقعية للمنشأة لذلك يعتبر المدراء والمنفذون المعلومات مورداً لهم.

أنواع الموارد الرئيسية :Main type of Resources

        يدير المدراء خمسة أنواع رئيسية من الموارد:

الأفراد، المواد، الآلات، النقود والمعلومات (بما في ذلك البيانات) وتكون مهمة المدراء هو الاستخدام الفعال لهذه الموارد، وتعتبر الموارد الأربعة الأولى موارد ملموسة أي توجد واقعياً وتستخدم مصطلح مورد طبيعي أو واقعي (Physical Resources) وصفها، أما المورد الخامس (المعلومات) يستخدم مصطلح مورد مفاهيمي (تخيلي) في وصف المعلومات والبيانات (Conceptual Resources) ويستخدم المدراء الموارد المفاهيمية في إدارة الموارد الطبيعية (الواقعية).

إدارة الموارد :Mgt of the Resources

        يتم الحصول على الموارد وتجميعها لتصبح متاحة للاستخدام عند الحاجة ومن المعتاد جداً أن تشمل عملية التجميع تحويل مادة خام ضرورية إلى صورة منقاة مثل تدريب العامل أو تشييد الآلات وعند تجميع هذه الموارد يسعى المدير لتعظيم استخدامها فيحاول التقليل من وقت تعطيلها ويحتفظ بها عاملة بأعلى كفاءة ويستبدل المدير هذه الموارد قبل أن تصبح غير فعالة.

كيف تدار المعلومات : How Information is Managed

        من السهولة إدارة الموارد الطبيعية (الواقعية) وتقوم الإدارة بإدارة الموارد المفاهيمية بنفس الكيفية فيتأكد المدير من جميع البيانات الخام اللازمة وتشغيلها إلى معلومات يمكن استخدامها والتأكد من حصول الأفراد المناسبين على المعلومات في الشكل المناسب والوقت المناسب لاستخدامها ومن ثم يلغي المدير المعلومات التي لا تفيد ويستبدلها بمعلومات حديثة ودقيقة وعملية.

-       الحصول على المعلومات واستخدامها بطريقة مرتفعة الكفاءة وإلغاءها في الوقت المناسب      

   إدارة المعلومات :Information Mgt

الاهتمام بإدارة المعلومات: Interesting of Information Mgt

1- زيادة تعقيد نشاط الاعمال:دائما الأعمال معقدة إلا أنها أصبحت أكثر تعقيدا عما سبق للعوامل التالية:

أ‌-    التأثيرات الاقتصادية العالمية: تخضع المنشآت بكافة أحجامها للتأثيرات الاقتصادية العالمية ويمكن رؤيتها بالقيم النسبية للعملات النقدية لكل دولة فيشتري المشترون مشترياتهم في هذه الدولة بحيث تكون لعملاتهم أعلى قيمة، (فمثلا عندما خفضت المكسيك البيزو في نهاية الثمانينات قرر السياح قضاء عطلاتهم هناك بدلا من أماكن مثل هاواي).

ب- المنافسة العالمية: المنافسة للمنشأة ليس فقط في تواجدها الجغرافي وإنما تنافسها يكون عالمياً ومثالا على ذلك الواردات من الدول الأجنبية فقرار جنرال موتورز عام 1991 بإغلاق العديد من مصانعها العملاقة ليس معزولاً عن التأثيرات التنافسية.

جـ- زيادة تعقيد التقنية: نرى يوميا أمثلة للتقنية في الأعمال مثل نظم حجز مقاعد الطيران المعتمدة على الحاسب، آلات الصرافة التلقائية، الإنسان الآلي في المصانع ومعدات المناولة التلقائية وتستثمر المنشآت في هذه التقنيات حتى يمكن أن تنفذ عملياتها اللازمة.

د- تقلص إطارات الوقت: حاليا تنفذ كل مراحل العمليات للأعمال أسرع عما كانت عليه، فيعمل ممثلو المبيعات في التسويق المبرق tele-marketing للاتصال بعملائهم خلال ثواني عبر الهاتف، وتنقل أوامر البيع الكترونيا من أحد الحاسبات إلى حاسب آخر، ويجدول المنتجون تسليمات المواد الخام للوصول في الوقت تماماً Just in time.

هـ- القيود الاجتماعية: كثير من الضغوط لا تفضل الإنتاج فالبعض يفضل عدم الإنتاج وذلك في حالة أن المنتجات أو الخدمات التي يجدها المجتمع غير مرغوبا فيها لذلك التكاليف والعائدات الاجتماعية يجب أن تؤخذ في الاعتبار.

2- تحسن مقدرات الحاسب :Improved Computer Capabilities

        بالنسبة للحجم والسرعة فلقد خرجت حاسبات الخمسينات والستينات الشبيه بالديناصورات من الساحة حيث كانت توضع في صالات لا يمسها إلا المتخصصون في الحاسب، فلذلك لم يعرف المستخدمون كيفية الاستخدام للحاسب بل خافوا منها، أما حالياً فلدى المستخدمون حاسبات مصغرة في مكاتبهم ويتصل العديد منها بحاسبات أخرى مرتبطة مع بعضها البعض في شبكة، ولا ينظر المستخدمون للحاسب كشيء خاص إنما كقطعة معدات مكتبية لازمة مثل المكتب والهاتف وآلة النسخ.

من المستخدمون؟ Who are the users?

        أول مستخدمي المخرجات الحاسب كان الموظفون الكتابيون في مجال المحاسبة حيث نفذ الحاسب تطبيقات مثل الرواتب والمخزون واعداد الفواتير.

أما فكرة استخدام الحاسب كنظام إداري MIS ميزت حاجة المدراء إلى معلومات لحل المشكلة عندما تقلبت المنشآت مفهوم نظم المعلومات الإدارية فبدأت تطوير تطبيقات موجهة خصيصاً لدعم الإدارة.

        وليس المدراء هم المستفيدون الوحيدون من نظم المعلومات الإدارية فمن داخل المنشأة استخدم غير المديرون والعاملون المتخصصون المخرجات أيضا، أما من خارج المنشأة فالعملاء يتلقون الفواتير والتقارير، وأصحاب الأسهم يتلقون شيكات الأرباح وتتلقى الحكومة التقارير الضريبية لذلك كان   MISنظاما ليس فقط لإنتاج المعلومات الإدارية وإنما معلومات لحل مشكلة ما، وهنا التركيز على استخدام المدراء، لتصبح مديرا ناجحا الغرض هو استخدام موارد الحاسب.

أين يوجد المديرون؟: Where Mgrs are Found?

        المدراء موجودون في مستويات مختلفة ومجالات وظيفية مختلفة في المنشأة.

المستويات الادارية:

1- مستوى التخطيط الاستراتيجي : Strategic Planning Level  ويشار للمديرين المتواجدون في قمة الهرم التنظيمي مثل الرئيس ونائب الرئيس أما قراراتهم فتؤثر على المنظمة ككل لسنوات تأتي.

2- مستوى المراقبة الإدارية: Mgt Control Level ويشمل مديرو الإدارة المتوسطة، مديري المناطقRegional Mgrs  ، وموجهي الإنتاج Production Directors ، ورؤساء الأجزاء Division Head  ومسؤوليتهم هي تحويل الخطط إلى إجراءات وضمان تحقيق الأهداف.

3- مستوى رقابة العمليات :Operational Control Level ويشمل مديرو المستوى المنخفض ورؤساء الأقسام، والملاحظين وقادة المشروعات.وعادة يستخدم مصطلح منفذ Executive ويضاف إلى الإدارة العليا وفي بعض المنشآت يكون الرئيس ونواب الرئيس لجنة منفذي إدارة عليا Executive Committee  تتعامل مع الأمور الرئيسية التي تواجه المنشأة.

        والمهم هو أن مصممو نظم المعلومات أن يأخذوا مستوى المدير في عين الاعتبار لأن مثل هذه النظم يمكن أن يؤثر على كل من مصدر المعلومات وكيفية تقديمه.

 

من الشكل يبن أن المدراء في المستوى التخطيطي الاستراتيجي يضعون تركيزا أكبر على المعلومات البيئية عما يفعله المدراء على المستويات الأخرى وينظر المديرون على مستوى مراقبة العمليات إلى المعومات الداخلية بأنها أكثر أهمية وفي الشكل السفلي مدراء المستوى التخطيط الاستراتيجي يفضلون المعلومات في صورة ملخصة بينما يفضلها مديرو مستوى مراقبة العمليات في صورة تفصيلية.

المجالات الوظيفية Functional areas:

يوجد المد راء في مجالات وظيفية مختلفة في المنشأة حيث تعزل الموارد طبقاً للعمل الذي يؤديه المدير والمجالات الوظيفية الثلاثة هي التسويق، التصنيع والتحويل وحديثًا افترض انه لمجالين إضافيين أهمية ونسبية وهي الموارد البشرية وخدمات المعلومات ويستخدم هذا المصطلح Information Resource  ليكون مسؤولا عن إدارة موارد المعلومات للمنشأة وهناك اختصارات مختلفة مثل:

Information Resources (IR)، Information Technology (IT)، Information System (IS)، تصف موارد مثل المعدات وبراجع الحوسبة التي توجد في وحدة خدمات المعلومات.

 

ماذا يفعل المديرون؟ :What Mgrs do?

الوظائف الادارية:

يؤدي المدراء خمس وظائف إدارية Mgt Function حسب ما قاله هنري فايول ففي البداية يخطط Plan ما سيؤدونه ثم بعد ذلك ينظم Organize لتحقيق الخطة يلي ذلك تزويدهم بالعاملين Staff الموارد اللازمة ومع وجود الموارد في مواقعها فأنهم يوجهونها Direct لتنفيذ الخطة وأخيرا فإنهم يراقبون Control الموارد.     يؤدي المدريين بغض النظر عن مستوياتهم الإدارية أو مجالاتهم الوظيفية الوظائف إلى حد ما بالرغم من تغيير التركيز:

الأدوار الإدارية:

 خلال أخر خمس وعشرون عاماً المنقضية أصبحت فكرة الأدوار الإدارية فقد القى هنري مينتز بيرغ Henry Mintzberg الاحتواء على عشرة ادوار إدارية Managerial Roles المديرون ادوار بين الأفراد، معلوماتية، الخاصة بالقرارات.

1-  ادوار بين الأفراد: رئاسي :Figure head واجبات رسمية مثل توفير جولات لكبار الزوار في التسهيلات، قيادي leader يحتفظ بالوحدة عن طريق تعيين الأفراد وتدريبهم، وتوفير (الحماس) عمل علاقات Liaison يجري اتصال مع افراد خارج وحدته الادارية بغرض تداول امور الاعمال.

2- أدوات معلوماتية موجة :Monitor يبحث المدير عن المعلومات بصورة ثابتة التي تساعد على أداء عمل الوحدة، ناثر disseminator يمرر المدير المعلومات مرتفعة القيمة إلى آخرون في وحدته، متحدث رسمي spokesperson يمرر المدير المعلومات مرتفعة القيمة إلى آخرين موجودين خارج الوحدة- الرؤساء والأفراد الموجودين في البينة.

3- ادوار اتخاذ القرارات: ملتزم :EnterPreneur يدخل المدير تعديلات كثيرة على الوحدة مثل تغيير الهيكل التنظيمي، معالج اضطرابات disturbance handler يكون للمدير ردود فعل بالنسبة للأحداث غير المتوقعة مثل انخفاض قيمة الدولار في دول للمنشأة عمليات فيها، موزع موارد resource allocator يراقب المدير السلاسل المالية للوحدة، مفاوض negotiator يحل المدير خلافات داخل الوحدة وبين الوحدة وبيئتها.

**مهارات الادارة Mgt Skills :

        يجب أن يتمتع المديرون الناجحون بالعديد من المهارات منها مهارات الاتصال ومهارات حل المشكلة لذلك يتصل المديرون برؤسائهم ومرؤوسيهم وأفراد أخرون في وحدات أخرى من وحدات المنشأة وأفراد خارج المنشأة كما يحلون المشاكل عن طريق احداث تعديلات على عمليات المنشأة بحيث تستطيع المنشأة تحقيق أهدافها.

**مهارات الاتصالات:

 يتلقى المديرون معلومات ويحولونها إلى صيغ شفوية أو تحريرية وتشمل الاتصالات التحريرية التقارير، والخطابات والمذكرات والبريد الالكتروني والدوريات أما الاتصالات الشفوية فتحدث أثناء الاجتماعات وعند استخدام الهاتف والبريد الصوتي وعند عمل جولات ميدانية وأثناء وجبات العمل والأنشطة الاجتماعية بالإضافة إلى كيفية استخدام المدراء للمعلومات يحل المشكلة سواء كانت هذه المعلومات آتية من الأوساط البيئية أو الداخلية.

 

ويكون للمديرين تفضيلاتهم الخاصة بهم فيمكن أن يفضل أحد المديرين المحادثات

الهاتفية على البريد الالكتروني بينما يشعر مديراً آخر العكس تماماً.

مهارات حل المشكلة:

تعرف حل المشكلة problem solving بأنه كل الأنشطة التي تقود إلى حل المشكلة.

        وتعرف المشكلة على أنها شرط أو حدث يكون ضاراً أو ممكن الضرر بالمنشأة بطريقة سالبة أو يكون مفيداً أو يمكن أن يفيد بصورة موجبة ويكون ناتج عن حل المشكلة هو الحل.

وحل المشكلة يشمل المديرون في اتخاذ القرار decision making وهو إجراء اختيار من أحداث بدليلة مختلفة ويكون القرار حدث معين يقع عليه الاختيار.

معرفة الادارة يستخدم مصطلح أللإلمام literacy في وصف نوعين من المعرفة وهو الإلمام باستخدام الحاسب والإلمام بالمعلومات.

        الإلمام بالحاسب Computer Literacy المعرفة بالحاسب اللازمة لاستخدامه وتشمل فهماً لمصطلحات الحاسب وتمييز لنقاط قوى وضعف الحاسب والمقدرة على استخدام الحاسب لا تتضمن بالضرورة التمكن من البرمجة.

الإلمام بالمعلومات: Information Literacy

وهو فهم كيف يستخدم المعلومات في كل خطوة من خطوات حل المشكلة وأين يمكن الحصول على هذه المعلومات وكيفية إشراك الآخرين في المعلومات.

ولا يعتمد الإلمام بالمعلومات على الإلمام بالحاسوب وإذا أعطي الفرد الاختيار فاختيار الإلمام بالمعلومات أكثر أهمية ولكن من الأفضل للمدير الإلمام بالحاسب والمعلومات معاً.

المدير والنظم : The Mgrs and Systems

        قول الخبراء إذا رأى المدير منظمته كنظام فسوف يسهل هذا حل المشكلة ويزيد في فعاليته فما هو النظام وما هي عناصره.

النظام System: هو مجموعة من العناصر التي تتكامل مع غرض مشترك لتحقيق أحد الأهداف فموارد المنظمة تعمل اتجاه تحقيق أهداف معينة يحددها الملاك أو الإدارة.

عناصر النظام: لا تتفق كل الأنظمة في كافة خليط العناصر وإنما له تشكيل أساسي فتحول موارد المدخلات إلى موارد مخرجات فتدفق الموارد من عنصر المدخلات Input element خلال عنصر التحويل Transformation Element إلى عنصر مخرجات output element وتوجه آلية الحكم Control mechanism عملية التحويل لضمان أن النظام يحقق أهدافه Objectives وتتصل آلية التحكم بتدفق الوارد عن طريق دورة تغذية مرتجعة Fee-back Loop والتي يحصل على معلومات من مخرجات النظام وتتيحها إلى آلية التحكم وتقارن آلية التحكم إشارات التغذية المرتجعة مع الأهداف وتوجه الإشارات إلى عنصر المدخلات عندما يلزم تعديل عملية النظام.

 

وعندها يستخدم ترتيب هذا العناصر في توضيح نظام تدفئة تمثل الوقود المدخلات مثل الغاز الطبيعي أو الفحم وتحول عملية التدفئة الوقود إلى حرارة (المخرجات) ويمثل الثرموستات (آلية التحكم) والتغذية المرتجعة هي التوصيلات السلكية التي تصل الثرموستات بالمدفأة ويكون الهدف هو درجة الحرارة المحددة في الثرموستات.

وعندها تمثل عناصر النظام منشأة تمثل المواد الخام موارد المدخلات التي تحول إلى منتجات نهائية أو خدمات عن طريق عملية التصنيع وتمثل إدارة المنشأة ألية التحكم أما الأهداف فهي أهداف المنشأة التي تسعى إلى تحقيقها وتمثل تدفق المعلومات من وإلى الإدارة دورة التغذية المرتجعة.

نظام الدورة المفتوحة والدورة المغلقة: Open- loop and Closed-loop System

لا تستطيع كل الأنظمة مراقبة عملياتها الخاصة بها فيسمى النظام دون عناصر آلية التحكم ودورة تغذية مرتجعة (عكسية) وهدف – نظام الدورة المفتوحة مثال ذلك المدفأة الكهربائية الصغيرة التي توصل التيار الكهربائي وتوفر الحرارة طوال فترة توصيل التيار الكهربائي حتى يتم قطعه ولا يوجد وسيلة للتحكم بالمخرجات.

 

ويسمى النظام الذي يحتوي على كافة العناصر الأساسية للنظام بنظام الدورة المغلقة.

النظم المفتوحة والنظم المغلقة Open and Closed System

        النظام المتصل بالبيئة عن طريق تدفق الموارد نظاماً مفتوحاً فنظام التدفئة يحصل على مدخلاته من شركة الكهرباء ويجعل حرارته متاحة للمبنى الذي يتولى تدفئته، والنظام الغير متصل ببيئته يكون نظاماً مغلقاً ويعطى الاهتمام للنظم المفتوحة.

ماهو النظام الفرعي؟ What is a sub-system?

        النظام الفرعي هو نظام في نظام آخر، فالسيارة نظام مكون من نظم فرعية مثل نظام المحرك ونظام الجسم ونظام الهيكل وكل نظام يتكون من نظم منخفضة المستوى فنظام المحرك يحتوي على نظام المكربن ونظام المولد الكهربائي+ نظام الوقود وممكن ان يتكون هذا النظام الفرعي من نظم مستوى أقل.

 

ما النظام العملاق الرئيسي؟: What is a super system?

عندما يكون النظام جزءاً من نظام أكبر يكون النظام الأكبر نظاماً عملاقاً فمثلاً تكون حكومة المدينة نظاماً كما أنها جزءاً من نظام أكبر- حكومة الولاية وتكون الولاية جزءاً من نظام عملاق هو حكومة الدولة.

نظام الاعمال: The Business System

        المسؤولية للمدير هو ضمان أن المنشأة تحقق أهدافها وتهدف الجهود إلى جعل الأجزاء المختلفة تتكاتف مع بعضها لتحقيق الهدف ويكون المدير هو عنصر التحكم في النظام لتحقيق الهدف.وكما هو الحال في كل النظم، يكون نظام المنشأة جزءاً من نظام عملاق فمثلاً تفترض أن المنشأة عبارة عن بنك فهو جزء من مجتمع التمويل ومجتمع التحويل جزء من مجتمع الأعمال وهو جزء من المجتمع المحلي وهو جزء المجتمع العالمي.

       

كما يشمل نظام المنشأة نظماً أصغر أو نظماً فرعية فمثلا البنك يحتوي على نظماً أصغر مثل أقسام التوفير، حسابات الشبكات، القروض وغيرها وكلاً من هذه النظم الفرعية أهدافه الخاصة تدعم وتساهم في الأهداف الشاملة للمنشأة (البنك).

كما بشمل نظام المنشأة نظما أصغرأو نظما فرعية. فمثلا يحتوي البنك على نظم أصغر مثل أقسام التوفير، حسابات الشيكات، وغيرها. ولكل من هذه النظم الفرعية أهدافه الخاصة تدعم الأهداف الشاملة للمنشأة .

النظم الطبيعية (الواقعية) والنظم المفاهيمية (الافتراضية)

Physical System and Conceptual System

تكون منشأة الأعمال نظاماً طبيعياً (واقعياً) يتكون من موارد طبيعية ونظاماً مفاهيمي (افتراضي) نظاماً يستخدم موارد مفاهيمية- معلومات وبيانات- في تمثيل النظام الطبيعي (الواقعي) يكون النظام المفاهيمي عادة كتخيلات عقلية في ذهن المدير كأرقام أو في صورة الكترونية لتخزين الحاسب.

الحاسب هو نظام طبيعي (واقعي) إلا انه يمكن النظر إلى البيانات والمعلومات المخزن فيه كنظام مفاهيمي (افتراضي) تمثل المعلومات والبيانات نظاماً واحداً أو أكثر طبيعياً (واقعياً) ولا يهم كيفية تخزين البيانات والمعلومات والمهم هو ما تمثله البيانات والمعلومات، النظام الطبيعي يكون هاماً لما يكون عليه أما النظام المفاهيمي فيكون هاماً لما يمثله من نظام طبيعي مثال ذلك، إذا حدد تخزين الحاسب أن هناك 70 وتد في المخزون يجب أن يكشف فحص المخزن أن هناك 70 وتد.

أهمية نظام النظم: The importance of systems vrew

        تنظر نظرة النظم إلى عمليات الأعمال كنظم موجودة في موقف بيئي أكبر وله قيمة كبيرة للمدير:

1.     يحمي المديرين من الضياع في تعقيد الهيكل التنظيمي وتفاصيل العمل.

2.     إدراك ضرورة وجود أهداف جيدة.

3.     التركيز على أهمية عمل أجزاء المنظمة مع بعضها البعض.

4.     التعرف على تداخلات المنظمة مع البيئة.

5.     اعطاء قيمة مرتفعة لمعلومات التغذية المرتجعة التي يمكن تحقيقها من طريق نظام دورة مغلقة.

البيانات مقابل المعلومات: Data Versus Information

        لقد دمجنا البيانات والمعلومات في التصنيف لأنواع الموارد ولكنها مختلفين تماماً فالبيانات تحتوي على حقائق وأرقام ليس لها أي معنى للمستخدم فمثلاً: ممكن أن تكون البيانات عدد الساعات التي تجعل يعمل بها موظفو الشركة وعند تشغيل هذه البيانات بعد ضربها في أجرة العمل للساعة الواحدة يمكن تحويلها إلى معلومات وذلك بالحصول على إجمالي ما يكسبه العاملون في أسبوع واحد وتكون هذه معلومات بالنسبة للمالك مثلا هناك قول شائع بان السلع البالية لأحد الأشخاص تكون ثروة لشخص آخر وينطبق نفس المنطق على البيانات والمعومات، تكون بيانات إحدى الأشخاص معلومات لشخص آخر فالأرقام المستقلة تكون معلومات بالنسبة لكل عامل ولكنها في نفس الوقت تعتبر بيانات لمالك الشركة فالمالك يريد أن يعرف الإجمالي لما كسبه العاملون في الأسبوع الماضي لذلك يقوم بتشغيل الأرقام الفريدة (البيانات) لإنتاج هذه القيمة ويقوم مشغل المعلومات Information Processor بتحويل البيانات إلى معلومات ويكون مشغل المعلومات أحد العناصر الرئيسية للنظام.

تطور نظم المعلومات المعتمدة على الحاسب :

The evolution of computer based on information system

ركزت الجهود الأولية في مجال الأعمال على البيانات ثم تبعه التركيز على المعلومات ودعم القرارات وحالياً الاتصالات والاستشارات تحظى باهتمام كبير.

التركيز على البيانات: The Initial Focus on Data

        في النصف الأول من القرن العشرين كان التركيز على البيانات وأهملت احتياج المدير للمعلومات حيث أن الحاسبات الأولية كانت مقيدة على التطبيقات المحاسبية وكان الاسم الذي اطلق على التطبيقات المحاسبية المعتمدة على الحاسب يدعي تشغيل البيانات الكترونيا   Electronic Data Processing (EDP)والآن استبدل هذا المصطلح ب Data Processring (DP) ويستخدم مصطلح نظام معلومات المحاسبية Accounting Information system (AIS) في وصف النظام الذي يقوم بتشغيل البيانات للمنشأة وينتج المعلومات كمنتج ثانوي من العمليات المحاسبية.

التركيز الجديد على المعلومات The New Focus On Information :

        في عام 1964 تقدم جيل جديد من معدات الحوسبة الذي ادخل طريقة جديدة على استخدام الحاسبات وقدمت مزيداً من الفرص من قوة التشغيل وقام منتجو الحاسبات بترويج مفهوم استخدام الحاسب كنظام معلومات إداري وفير مفهوم MIS. أن تطبيقات الحاسب يجب أن تنفذ الغرض الأساسي الخاص بإنتاج معلومات إدارية وفي البداية واجه هؤلاء الأوائل العديد من العثرات وأسبابها كان افتقار المستخدمين للإلمام بالحاسب والافتقار العام على إلى الإلمام بالأعمال والجهل بالدور الإداري من جانب المختصين في المعلومات بالإضافة إلى أن معدات الحوسبة كنت مكلفة ومحدودة وأحد الأخطاء التي وقعت فيه النظم المبكرة، بصيغة خاصة انه كان هناك طموح زائد فاعتقدت المنشأة بأنه بإمكانها بناء نظم عملاقة لدعم كل المديرين وأصبح من غير الممكن السيطرة عليه بالرغم من أن بعض المنشآت استثمرت مزيدا من الموارد وطورت نظماً وفي النهاية قررت منشآت أخرى إلغاء فكرة MIS  والعودة إلى DP.

التركيز المراجع على دعم القرارات : The Revised Focus on Decision Support

        لقد شهدت المنشآت تشبثاً بنظم المعلومات الإدارية العملاقة، صاغ بعض علماء المعلومات من معهد ماساسثيو ستس للتقنية Massachusetts Inst of Tech (MIS)  منهجاً مختلفاً هؤلاء العلماء هم ميشيل سكوت مورتون وانثوني جوري Anthony Gorry وبيتر كيين Peter Keen سميا المفهوم بمفهوم نظام دعم القرار Decision Support System (DSS) هذا النظام ينتج معلومات تساعد المدير في اتخاذ قرار لحل مشكلة ما أينما كان في أي مستوى إداري أو أي مجال وظيفي.

وفي بداية الأمر لنظام دعم القرار كان الجدل قائماً خاصة بنظام دعم القرار ونظام المعلومات الإدارية فيما إذا كان نظام دعم القرار قادراً على تقديم منهجاً جديداً لاستخدام الحاسب والنتيجة في النهاية أن نظام المعلومات الادارية هو مورد تنظيمي Organizational Resources يميل إلى توفير المعلومات لحل مشكلة ما لمجموعة من المديرين بطريقة كافية أما نظام دعم القرار يميل إلى دعم مديرو احد بطريقه محددة فننظر إلى نظام المعلومات الإدارية MIS كنظام ينتج معلومات ويدعم مجموعة من المدراء يمثلون وحدة تنظيمية مثل المستوى الإداري أو المجال الوظيفي.

التركيز الحالي على الاتصالات : The Current focus on communication

        في وقت تطور نظام دعم القرار كان الاهتمام مركزاً على تطبيق مناسب آخر وهو تلقائية المكتب Office Automation فتسهل الاتصالات وتزيد إنتاجية كلا من المدراء وموظفي المكاتب من خلال استخدام الوحدات الالكترونية وبدأت تلقائية المكتب عام 1964 عندما أعلنت شركة IBM عن منتجها (MT/ST) Magnetic Tap/ Electric Type Writer ألة كاتب ممكن أن تكتب كلمات على شريط مسجلة أو على شريط ممغنط وقادة تلقائية المكتب إلى تطبيق آلية المكتب المسمى بتشغيل كلمات.

وتمت تلقائية المكتب لتشمل العديد من التطبيقات مثل عقد المؤتمرات المدنية video conferencing والبريد الصوتي Voice Mail والبريد الالكتروني Electronic Mail وتحدد المواعيد الكترونياً Electronic Calendaring وغيرها وتستخدم مصطلح المكتب الافتراضي Virtual Office في وصف تطبيقات آلية المكتب لتسهيل الاتصالات.

التركيز المحتمل على الاستشارات The potential Focus On Consultation : 

          يوجد حاليا حركة في طريقها لتطبيق الذكاء الاصطناعـي الصنـاعي Artificial Intelligence (AI)  على مشاكل الأعمال وتقوم الفكرة لبرمجة الحاسب لتنفيذ بعض التفكير مثل الإنسان وتسمى فئة جزئية خاصة من الذكاء الصناعي، نظم الخبرة Expert System ولقيت انتباهاً واسعاً ويكون هذا النظام يعمل كمتخصص في إحدى المجالات فمثلا يمكن أن يوفر نظام الخبرة بعض المساعدة للمدراء كما يقدمها استشاري للمدير ولكن العيب أن هذا النظام لا يحسن ذكاءه على مدار الوقت وللتغلب على ذلك يكون باستخدام الشبكات العصبية Neural Networks وهي تماثل العقل البشري الكترونيا ورياضيا ونستخدم مصطلح النظم المعتمدة على المعرفة Knowledge based System لتمثيل كل النظم المختلفة التي تطبق الذكاء الصناعي لحل المشكلة وقد شهدت التسعينات من القرن العشرين استثمارات عالية في نظم معتمدة على المعرفة ولكن النتائج لم تصل إلى المطلوب ولكن هناك مجال لإنجازات مستقبلية.

نموذج لنظام معلومات معتمدة على الحاسب

A model of A computers- Based Information System

يتخذ المدير قرار لحل المشكلة ويستخدم المعلومات في اتخاذ القرار وتكون المعلومات مقدمة إما بصورة شفوية أو تحريرية من مشغل المعلومات ويحتوي جزء الحاسب من مشغل المعلومات على كل من المجالات التطبيقية المعتمدة على الحاسوب.

- نظام معلومات محاسبية (AIS) نظام معلومات إدارية (MIS) نظام دعم القرار (DSS) ومكتب افتراضي ونظم معتمدة على المعرفة والنظام الشامل الذي يصف هذه النظم الفرعية يسمى بنظام معلومات معتمدة على الحاسب (CBRS) Computer- Based Information System والنظم الفرعية لهذا النظام توفر معلومات لحل المشكلة.

 

مثال النظم معلومات إدارية : An Example of a Mgt Information System

        تستخدم وحدة التسويق في شركة تأمين في سان انتونيو ٍSan Antonio في تكساس نظام معلومات يحتوي على مذكرات مطبوعة من الحاسب تعد كل شهر وتفيد هذه التقارير مدير التسويق في تخطيط برامج تعيين الأفراد المستقبلية التقرير يظهر اسقاط للمبيعات لـ 48 شهرا والاحتياجات من الأفراد وهذا التقرير معمداً بعدة أعمدا يعرض التقرير الشهر وهدف المبيعات في الشهر وجزء من المبيعات الذي حققه وكلاء المبيعات حالياً في الشركة والجزء المراد للوكلاء الجدد تأديته ويلزمهم بتحقيق أهداف المبيعات المتزايدة وليحلوا محل الوكلاء القدامى والذين حصلوا على الترقيات أو تركوا العمل وعدد الوكلاء اللازمين لتحقيق أهداف المبيعات وعدد الوكلاء الذين سيعينون وهذا التقرير يوفر للمنشأة المعلومات لتحديد الموارد البشرية اللازمة لتحقيق أهدافها ويعد برنامج الحاسوب الذي يعد هذه المخرجات مثالاً لنظام المعلومات الإدارية وأنتجت منظمة خدمات المعلومات في المنشأة نظام المعلومات الإدارية لمساعدة إدارة التسويق في حل مشكلة مستمرة لبناء قوة مبيعات تحقق أهداف مبيعات المنشأة.

منظمة خدمات المعلومات : The Information Services Organization

        استخدام الحاسوب يتطلب تشييد لوحدات تنظيمية من المتخصصين ليكونوا مسؤولين عن تنفيذ النظم وقد كان أول قسم لتشغيل البيانات جزءاً من وظيفة التمويل موجها من أحد ضباط التمويل بالمنشأة مثل المراقب يقودها نائب الرئيس.

المتخصصون في المعلومات Information Specialists :

        يعطي هذه التسمية في وصف أي عاملين في المنشأة يعملون بشكل كامل ومسؤولين عن تطوير وصياغة أنظمة متعددة على الحاسب وهؤلاء المتخصصون يعملون تقليدياً مع بعضهم البعض ومع المستخدم في تطوير نظم معتمدة على الحاسب أما بالنسبة للمستخدم إما أن يكون مديرا أو ليس مديراً أو فردا أو منظمة في بيئة المنشأة.

-       محللوا النظم : System Analysts:

-   يعمل المحللون مع المستخدمون في تطوير نظم جديدة وتحسين نظم موجودة ويكونوا خبراء في حل المشكلة ويقومون بإعداد توثيق مكتوب عن كيفية المساعدة في حل المشكلة.

-       إداريو قاعدة البيانات: (OBA,s) Data Base Administrators )

 يعملوا مع محلل النظم والمستخدم في إنتاج قواعد بيانات والتي تحتوي على البيانات اللازمة لإنتاج المعلومات للمستخدم أما قاعدة البيانات (Data Base) فتكون تجميعاً متكاملاً لبيانات الحاسب منظمة ومخزنة بطريقة تسهل عملية الاسترجاع وبعد إنتاج هذه القاعدة يكون عمل المدير قد بدأ.

- المتخصصون في الشبكات : Net work Specialists

 يعملوا مع محلل النظم والمستخدمين في عمل شبكة اتصالات البيانات واسعة الانتشار لتربط موارد الحوسبة ويدمج المتخصصون في الشبكات الخبرة في مجالات الحوسبة والاتصالات المبرقة.

-       المبرمجونProgrammers :  

 يستخدم المبرمجون التوثيق المعد من قبل محللون النظم في كتابة شفرة التعليمات التي تحول الحاسب البيانات إلى معلومات اللازمة للمستخدمين.

-       المشغل :Operator   

يقوموا بتشغيل معدة حوسبة كبيرة مثل الحاسبات الكبيرة main- frame computer ويراقبون الشاشات ويغيرون من الصيغ الورقية في الطابعات ويديرون مكتبات تخزين الشرائط والاقراص.

 

الاتجاه ناحية حوسبة المستخدم النهائي

Trend to End- user Commuting       The

شهدت السبعينات بداية اتجاه لما كان له تأثير كبير على استخدام الحاسب وتزايد الاهتمام من جانب المستخدمين في تطوير تطبيقاتهم للحاسب وقد اطلق على هذا الاتجاه حوسبة المستخدم النهائي End- User Compouting ويكون المستخدم النهائي مرادفاً لمستخدم والذي يستخدم المنتج النهائي من النظام المعتمد على الحاسب وتكون حوسبة المستخدم النهائي تطوير المستخدمين بكل أو جزء من نظمهم المعتمدة على الحاسب.

ما الذي يحفز حوسبة المستخدم النهائي What Stimulate End- User Computing

        كان تطورها بسبب أربعة عوامل:

1- زيادة الالمام بالحاسب: وكان ذلك في الثمانينيات وبسبب تأثير البرامج الجيدة لتعلم الحاسب على كل من الكليات والجامعات مما أدى إلى ملء الوظائف الادارية حتى في المستوى الادنى من الافراد ذوي المهارات الجيدة في الحاسب.

2- اختناق خدمات المعلومات: وذلك بسبب ان المتخصصين في المعلومات كان لديهم أعمالاً كثيرة مطلوب أداءها إضافة إلى ان المستخدمين أصبحوا يطالبون بخدمات معلومات لدعم نظم اضافية وبسبب عدم الاستجابة بالسرعة المطلوبة اصبح هناك اختناقات مما تطلب من المستخدمين الانتظار لسنين لتسلك أعمالهم طريقها.

3- انخفاض اسعار نظم المكونات: في نفس الفترة من الثمانينات اصبح هناك العديد من الحاسبات الصغيرة والمنخفضة السعر وسرعة الحصول عليها هاتفياً.

4- نظم البرامج سابقة الاعداد: قامت منشآت نظم المكونات والبرامج بإنتاج نظم برامج لتقوم بالمهام المحاسبية وتوفير معلومات لاتخاذ القرارات ووفرت دعماً معززاً وبساطة في الاستخدام لمستخدميها ومكنت هذه المنشآت الافراد ذوي الخبرة العالية والمبدئية في البرمجة في تنفيذ نظم معتمدة على الحاسب وهذا أدى إلى تفجير حوسبة المستخدم النهائي.

دور المتخصصون في المعلومات في حوسبة المستخدم النهائي

The Role of Information Specialists in End- User Computing

         ليس من الضروري ان يقوم المستخدمين في تطوير النظم كاملاً بل جزء منه وفي العديد من الحالات يقوم المستخدمين بالتعاون مع المتخصصين في المعلومات بتطوير النظم وليس اعتبار ان دور المتخصصين هو دور استشاري فقط ويصور الشكل مواد حوسبة المستخدم النهائي الدرجة التي يعتمد بها المستخدم على دعم من المتخصصين في المعلومات وتسمى سلسلة اتصالات حوسبة المستخدم النهائي End- User Computing Communication Chain

 

تبرير نظام المعلومات المعتمد على الحاسب :Justifying The CBISبغض النظر عما إذا كان المستخدمون أو المتخصصون هم الذي يطورون التطبيق إلا أن المنشآت بررت استخدامها للحاسب كنظام معلومات كاستخدامها لأي استثمار في المنشأة والسبب في أن استخدام الحاسب كنظام معلومات كان تبريره بتكلفة العمالة من الموظفين والكتابيين الذي قام الحاسب بأخذ مكانهم ومع الاستمرار باستخدام الحاسب أدى ذلك إلى أن قلة من الموظفين فقدوا مكانهم ولكن في مواجهة مشكلة إنهاء عمل العاملين قامت الإدارة بنقلهم إلى أماكن أخرى للقيام بأعمال لم تؤدى سابقا نظرا للافتقار إلى الأفراد المتاحين لأدائها بالرغم من أن الحاسب لم يقلل تكلفة العمالة والموظفين كما هو مخطط له إلا انه محقق العديد من النجاح في أداء العمل بطريقة أفضل محققاً زيادة في الكفاءة والعائد على الاستثمار وقد خصص الوقت الكثير في تصميم نظم الحاسبات وكانت مراقبة المخزون من أوائل تطبيقات الحاسب وغالباً ما خفضت المنشأة استثماراتها في المخزون عن طريق حوسبة سجلات مخزونها.

        لذلك أصبح تبرير الحاسب أكثر صعوبة مع تواجد النظم الموجهة للمعلومات فيمكن أن ينتج نظام المعلومات أو نظام دعم القرار تقريراً مرتفع القيمة.

        لذلك من الصعب تقويم قيمة قطعة من المعلومات فمثلا يمكن أن تنتج الشركة تقريرا جيدا وتعرف قيمته من خلال مقارنه ربح المنشأة فترة استخدام التقرير مع الفترة السابقة شرطا أن يكون قد أحدث تغييرا في عمليات المشاءة.

تحقيق نظام المعلومات المعتمدة على الحاسب :Achieving the CBIS

        كل نظام فرعي من نظام المعلومات المعتمدة على الحاسب يشبه الكائن الحي فهو يولد وينمو وينضج ويعمل وربما يموت وهذه تسمى دورة حياة النظام System life cycle وتحتوى على المراحل التالية: التخطيط، التحليل، التصميم، التنفيذ والاستخدام وممكن أن تستغرق دورة حياة النظام المعتمد على الحاسب عدة اشهر أو عدة سنوات فعندما يتعدى النظام حياته المفيدة ويجب استبداله تبدأ دورة حياة جديدة مبتدئة بمرحلة التخطيط.

 

إدارة نظام المعلومات المعتمد على الحاسب  : Managing The CBISيكون المدير هو المسؤول عن ادارة النظام للمعلومات المعتمد على الحاسب بالرغم من مساهمة العديد من المتخصصون في تطوير النظام فالمدير هو مدير الوحدة التنظيمية التي يطبق فيها الحاسب وهو متواجد في أي مكان في المنشأة.

        لذلك يخطط المدير دورة الحياة للنظام فهو يستخدم دعم المتخصصين في المعلومات لتحديد وتعريف المشكلة ووضع وتقويم الحلول البديلة اختيار أفضل حل وتجميع نظم المكونات ونظم البرامج المناسبة وإنتاج قواعد البيانات الاحتفاظ بالنظام محدثا وعندما يختار المدير إتباع حوسبة المستخدم النهائي يؤدي المدير كل هذه المهام بنفسه.

كيف يرى ضابط المعلومات الرئيس نظام المعلومات المعتمد على الحاسب؟

        هناك اربعة فئات رئيسية تنظم الاعمال المعتمدة على الحاسب فتستخدم الادارة

1- نظم المراقبة :Control System في مراقبة النظام الطبيعي مثل نظام المعلومات المحاسبية ونظام تخطيط المتطلبات من المواد في مجال التصنيع بالرغم من وجود العديد من مثل العمليات الجارية هذه  في المنشأة الكبيرة تكون الاحجام منخفضة مقارنة بالموجودة في نظم أخرى وتوفر هذه النظم أدنى دعم القرار بسبب الطبيعة التفصيلية للبيانات.

2- نظم الاتصال: Communication system والتي تستخدم تقنيات تلقائية المكتب وتكون أحجام العمليات الجارية منخفضة إلا أن مستوى دعم القرار يكون أعلى من نظم المراقبة بسبب حدود الوقت وثراء المعلومات التي يتم توصيلها.

3- نظم تخيل الموقف : Situation imaging system توفر للإدارة نظرات للنظام الطبيعي وتتناول أحجام عمليات جارية كبيرة إلا أنها توفر أدنى دعم قرار بسبب أنها تترك تفسير البيانات للمدير.

4- نظم عمل القرار Decision making system تناول أحجاما كبيرة من العمليات الجارية وتقدم أقصى دعم للقرار بسبب تركيزها على مشاكل وقرارات محددة ومن أمثلتها نظم دعم القرارات ونظم المعتمدة على المعرفة.

وضع نظام المعلومات المعتمدة على الحاسب في الوسط المحيط به

Putting the CBIS in perspective

        خلال السنوات المبكرة للحاسب كان للمدير الخيار في استخدام الوحدة الالكترونية أم لا وكان المدراء الذين يستخدمون الحاسبة الميزة التنافسية والسلاح التنافسي الذي يميزهم عن غيرهم ولكن مع انخفاض التكاليف لمكونات ونظم البرامج أصبح بإمكان الجميع الاستخدام.

        وأصبح بعدها السؤال ليس إذا كان الحاسب سيستخدم أم لا وإنما كيفية استخدامه بصورة موسعة وأصبحت كل المنشآت معتمدة على نظم المعلومات المحاسبية المعتمدة على الحاسب ولا يمكن أن تتناول العمليات الجارية بدونها وحققت بعض المنشآت نظماً توفر المعلومات لحل المشاكل وتسرع من تدفق المعلومات ومع التقدم في العمل في منظمات الأعمال وغير الأعمال سنكتشف أنفسنا في بيئة الحاسب.

إستخدام تقنية المعلومات كميزة تنافسية

Using information Technology for Competitive advantage

        للوصول للنجاح كمنشأة يجب على المنشأة أن تهتم في البيئة التي تعتبر هي جزءاً منها عن طريق تدفق الموارد الطبيعية والمفاهيمية،  ولاكتساب الميزة التنافسية عن طريق إدارة هذه الموارد وتركز الميزة التنافسية بشكل أساسي على التدفقات الواردة من الموردين والتدفقات الصادرة خلال قنوات التوزيع للعملاء.

-   التخطيط يمكن القيام به في أي مستوى إداري، ولكن التركيز على الخطط الاستراتيجية التي تمتد لسنوات عديدة والتي تقوم بها الإدارة في المستوى الأعلى وتلك الخطط من وراءها تحقيق الأهداف المرغوبة فلذلك تعد خططاً لكل مجال وظيفي وهذه الخطط الوظيفية الاستراتيجية تساهم في تحقيق أهداف المنشأة.

-   عملية تحديد موارد المعلومات والحصول عليها وإدارتها تسمى التخطيط الاستراتيجي لموارد المعلومات (SPIR) St. Planning for Inf. Resources  وتقع هذه المسؤولية على كل المدراء إلا أن مديرو وحدة خدمات المعلومات يلعب الدور الرئيسي ويدعى ضابط المعلومات الرئيسي (CIO) Chief Information Officer

-   وكما ذكرنا في السابق أن حوسبة المستخدم النهائي تعتبر من الابتكارات الحديثة في استخدام الحاسب لما لهم من تأثير كبير على تكوير التطبيقات الخاصة بهم وهذه الاتجاه يتميز بالاستمرار بالرغم من وجود المخاطر إلا أن هذه المخاطر يمكن تقليلها من خلال المراقبات الإدارية المناسبة.

-   وعندما يدرك المدير للمنشأة بأن المعلومات هي مورد استراتيجي ويُفَعِل السياسات للتعامل مع هذه الموارد بطريقة استراتيجية ويتابع هذه السياسات يسمى هذا النشاط بإدارة موارد المعلومات (IRM) وتمثل إدارة المعلومات تكاملاً لمفاهيم الميزة التنافسية، وضابط المعلومات التنفيذي، والتخطيط الاستراتيجي لموارد المعلومات وحوسبة المستخدم النهائي هذا هو الاستخدام الفعال للحاسب.

المنشأة في بيئتها The Firm in it's Environment

        المنشأة هي عبارة عن نظام طبيعي يديره نظام مفاهيمي والنظام الطبيعي للمنشأة هو نظام دورة مغلقة تدار من خلال آلية التحكم وهو المدير وتكون هناك تغذية عكسية لمقارنة النتائج مع الهدف وفي نفس الوقت تكون المنشأة نظام دورة مفتوحة في تعامله مع البيئة حيث انه يأخذ موارده من البيئة ويحولها إلى منتجات وخدمات تحتاجها البيئة.

-   فالبيئة هي سبب وجود المنشأة فملاك المنشأة يروا بأن هناك حاجة إلى تزويد البيئة بالمنتجات والخدمات فيقومون بتوظيف رؤوس أموالهم في منشأتهم لأداء نشاط وتوفير المنتجات يحتاج إلى موارد تؤخذ من البيئة.

العناصر البيئية الثمانية : The Eight Environmental Elements

        لكل منشأة بيئة خاصة بها ولكن هناك ثمانية عناصر بيئية تسمى العناصر البيئية تؤثر على المنشأة بشكل مباشر وغير مباشر وهذه العناصر توجد في نظام أكبر منه يسمى المجتمع Society

1.     الموردون Suppliers ويدعون البائعون vendors حيث يقومون بتوريد الآلات والمعدات والمعلومات اللازمة لإنتاج في المنشأة.

2.     العملاء Customers وهم الذين تسوق المنتجات والخدمات لهم وتشمل كلاً من المستخدمين الحاليين والمرتقبين.

3.     اتحادات العمال Labor unions وهي منظمات لكلاً من العمال المهرة وغير المهرة.

4.     مجتمع التمويل Financial Community وهي المنشآت التي لها دور أحيانا في تمويل المنشأة مثل البنوك والمؤسسات المالية.

5.     أصحاب الأسهم Stock holders أو الملاك Owners وهم الأفراد المستثمرين أموالهم في المنشأة.

6.     المنافسون Competitors وهي المنشآت التي تتنافس مع المنشأة في الأسواق.

7.     الحكومة Gov.t على مستوى وطني أو ولاية أو منطقة تضع قيوداً في صورة تعليمات وقوانين وتقدم أحياناً المساعدة بطريقة المشتريات والمعلومات والتمويل.

8.     المجتمع الشامل Global Community وهي المنطقة الجغرافية التي تؤدي فيها المنشأة عملياتها ومسؤولية المنشأة مقابل ذلك يكون باحترام البيئة الطبيعية وتوفير خدمات ومنتجات تساهم في جودة الحياة وأداء عملياتها بطريق أخلاقية.

الشكل: 1-1

تدفقات الموارد البيئية Environmental Resources Flows

        تتصل المنشأة بعناصر البيئة عن طريق تدفق الموارد (الآلات، الأفراد، المواد، النقود، والمعلومات) فتدفق الموارد في العناصر إلى المنشأة ثم تتدفق داخل المنشأة ثم تخرج إلى العناصر وعلى الأغلب أن تعود الموارد التي تدفقت إلى المنشأة من البيئة لتعود إلى البيئة:

        وبعض الموارد تتكرر تدفقها عن غيرها ومثالا على التدفقات

1. تدفق المعلومات من العملاء.                2. تدفق المواد إلى العملاء.

3. تدفق الأموال إلى أصحاب الأسهم.  4. تدفق الآلات من الموردين.

5. تدفق الأفراد من اتحاد العمال.       6. تدفق المال من الحكومة (للأبحاث).

7. تدفق المواد إلى الموردين (المعادة لهم)8. تدفق الأفراد إلى المنافسين.

        وليس كل مورد يصلح أن يتدفق إلى أي عنصر فعلى سبيل المثال:

1.     لا تتدفق الآلات إلى أصحاب الأسهم.

2.     لا تتدفق الأموال إلى المنافسين.

3.     لا تتدفق المواد إلى اتحاد العمال.

·        المورد الوحيد الذي يربط المنشأة بكل عناصرها البيئية هو المعلومات.

الميزة التنافسية :Competitive Advantage

        من المصطلحات المرتبطة بالبيئة والتي ظهرت في الثمانينات من القرن العشرين هي الميزة التنافسية والتي تتحقق بعدة طرق مثل:

1.     توفر المنتجات والخدمات بسعر منخفض.

2.     توفر المنتجات والخدمات بسعر أقل من المنافسين.

3.     تحقيق احتياجات خاصة لقطاعات معينة في السوق.

أما في مجال الحاسب فتشير إلى استخدام المعلومات في اكتساب نفوذ في السوق فليس شرطاً أن يكون الاعتماد على الموارد الطبيعية فقط في التنافس فاستخدام الموارد المفاهيمية يكسب ميزة تنافسية أيضا.

سلاسل القيمة لبورتر Porter's Value Chains :  

        الأستاذ ميشيل بورتو هو الذي قدم أكثر تعريفاً للميزة التنافسية فمفهوم الحد margin هو قيمة المنتجات وخدمات المنشأة كما يدركها العملاء مطروحاً منها التكاليف، فتنتج المنشأة القيمة عن طريق أدائها لأنشطتها والتي تدعى بأنشطة القيمة Value Activities والتي تقع في فئتين:

1.     أنشطة القيمة الأولية Primary Value Activities  تقديم منتج بقيمة أكبر من المنافسين، ننتج القيمة عن طريق تسليم المنتجات والخدمات للعملاء وعن طريق تقديم دعم بعد البيع.

2.  أنشطة قيمة الدعم Support Value Activities  توفر المدخلات والبنية التحتية للقيام بأنشطة القيمة الأولية والذين يقومون بهذه الأنشطة مثل قسم علاقات أصحاب أسهم الشركة، أبحاث التسويق، قسم المحاسبة وهي عبارة عن وحدات تنظيمية تؤدي أنشطة الدعم.

-   وتتكامل أنشطة قيمة الدعم وأنشطة القيمة الأولية عن طريق روابط لتكوين سلسلة القيمة Value Chain وهذه السلسلة كالسهم، فالأنشطة الأولية في الطبقة السفلية وتشمل تمرينات متجهة نحو الداخل In Bound Logistics والتي تحصل على المواد الخام والتوريدات من الموردين وعمليات المنشأة  Operation التي تحول المواد الخام إلى سلع نهائية وتموينات متجهة نحو الخارج Out bound Logistics والتي تنقل السلع إلى العملاء وعمليات البيع والتسويق والتي تحدد احتياجات العملاء وتحصل على الأوامر منهم وأنشطة الخدمة لتحتفظ بعلاقات مع العملاء بعد البيع.

-   وأنشطة الدعم في الطبقة العليا وتشمل البنية التحتية للمنشأة Firm infrastructure أي الاعدادات التنظيمية التي تؤثر على الأنشطة الأولية بالإضافة إلى أنشطة أخرى وهي إدارة الموارد البشرية H. R. M. والتي تقوم بإدارة أفراد المنشأة وتطوير التقنية Technology development وتشمل كل الأنشطة المحتوية على التقنية ليكون نظام المعلومات المعتمد على الحاسب مثالاً لذلك بالإضافة إلى التدبير Procurement ويقوم بالحصول على الموارد مثل الآلات والمواد التي تستخدمها الأنشطة الأولية ويقوم بأغلب هذه الأنشطة قسم المشتريات.

 

نظم القيمة Value System :

        يقوم هذا النظام بربط سلسلة نظم القيمة للمنشأة بتلك الخاصة بمنظمات أخرى ويسمى هذا الربط بنظام القيمة Value System .

        يوضح بورتر ذلك فتستطيع المنشأة ربط سلسلة القيمة الخاصة بها مع الخاصة بالموردين عن طريق تنفيذ نظم تجعل موارد المدخلات متاحة عند الحاجة Just in time للتقليل من تكاليف التخزين وممكن أن تربط المنشأة سلسلة قيمتها مع تلك الخاصة بأعضاء قنوات التوزيع مثال ذلك الخطوط الجوية التي تسمح لوكالات السفريات بالاتصال بنظام الحجز المحوسب لتسهيل عملية حجز مقاعد للمسافرين وممكن ربط سلسلة قيمة المنشأة بتلك الخاصة بقنوات التوزيع مثال ذلك إذا كانت المنشأة شركة أدوية فتقوم بلصق أوراق مكتوب عليها سعر البيع الافرادي على منتجاته قبل الشحن فهذا يقوم بتوفير مصاريف على تاجر التجزئة.

موارد المعلومات What are the information Resources

        إدارة البيانات والمعلومات تدار بنفس الكيفية التي تدار بها الموارد وبدلاً من التركيز على إدارة البيانات والمعلومات أي المدخلات والمخرجات يجب التركيز على إدارة الموارد التي تنتج المعلومات أي توجيه التركيز على مشغل المعلومات ويشمل هذا المشغل نظم المكونات ونظم البرامج بالإضافة إلى الأفراد الذي يطورون ويشغلون ويستخدمون النظم.

أنواع موارد المعلومات Types of Information Resources

1. نظم مكونات الحاسب.              2. نظم برامج الحاسب.

3. المتخصصين في المعلومات.        4. المستخدمين.

5. التسهيلات.                         6. قاعدة البيانات.

7. المعلومات.

من يدير موارد المعلومات Who Manages the I. R.

        تدار موارد المعلومات في وحدة تنظيمية خاصة تدعى وحدة خدمات المعلومات والتي تحتوي على أيدي متخصصة في الحاسوب Information Service Unit .

ضابط المعلومات الرئيسي The Chief Information Officer:

        هناك عدة مصطلحات داخل المنشأة فهناك مصطلح ضابط التنفيذ الرئيسي (CEO) Chief Executive Officer ويطلق على رئيس مجلس الإدارة وهناك أيضاً ضابط التمويل الرئيسي Chief Finance Officer وضابط التشغيل الرئيسي (CPO) Chief Processing Officer وأيضاً ضابط المعلومات الرئيسي Chief Information Officer يدير خدمات المعلومات والذي يساهم بمهاراته الإدارية لحل المشاكل التي لا ترتبط بخدمات المعلومات فقط ويمكن أن يعمل مدير خدمات المعلومات كضابط معلومات رئيسي عن طريق أخذ النصيحة بالتالي:

1.     قضاء وقت في الأعمال والتدريب على الأعمال.

2.     بناء شراكة مع وحدات الأعمال والإدارة الخطية.

3.     التركيز على تحسين عمليات الأعمال الأساسية.

4.     توضيح تكاليف خدمات المعلومات بمصطلحات الأعمال.

5.     بناء مصداقية عن طريق تسليم خدمات معلومات موثوق بها.

6.     عدم اتخاذ المواقف الدفاعية.

مروان أحمد طاهات