يجب على كل وحدة أو كل منشأة إقتصادية أن تحدد نتيجة أعمالها من ربح أو خسارة في نهاية كل فترة مالية و إظهار النتيجة في قائمة المركز المالي (( الميزانية العمومية )) بهدف إيصال هذه النتيجة مع باقي المعلومات إلى مختلف فئات المستفيدين منها و بذلك تكون المحاسبة قد حققت إحدى وظائفها الأساسية المتمثلة في التقرير و يتم تحديد نتيجة المنشأة إما من موقع ميزان المراجعة بالأرصدة في المنشأة أو من خلال إعداد قائمة الدخل و لكي يتم إعداد الحسابات الختامية سوف نمر على مرحلتين أساسيتينو من خلال حسابين إثنين :
يتم فيها تحديد مجمل نتيجة أعمال المنشأة من نشاطها الرئيسي من خلال مقابلة الإيرادات المتحققة من النشاط الرئيسي و المتمثلة بإيرادات المبيعات مع المصاريف في كل المراحل التي تسبق عملية البيع و ذلك من خلال حساب ختامي يسمى المتاجرة حيث يتم إقفال المشتريات و المبيعات في هذا الحساب و ذلك من خلال عكس طبيعة أرصدة الحسابات لكي تقفل في دفتر الأستاذ و يصبح رصيدها مساوي للصفر حيث حساب المتاجرة في طرفه المدين يقفل فيه الحسابات التالية : المشتريات – بضاعة أول المدة – مردودات المبيعات – الرسوم الجمركية على المشتريات – مصاريف تأمين المشتريات – مصاريف نقل المشتريات – عمولة وكلاء الشراء – مسموحات المبيعات أما في طرفه الدائن يقفل فيه الحسابات التالية : المبيعات – بضاعة 31 / 12 – مردودات المشتريات – مسموحات المشتريات . و بعد الترحيل نجمع الطرف المدين من هذا الحساب و الطرف الدائن من هذا الحساب إذا كان مجموع الطرف المدين أكبر من مجموع الطرف الدائن فيسجل الفرق في الطرف الدائن تحت إسم مجمل الخسارة و يرحل إلى الطرف المدين من حساب الأرباح و الخسائر أو إذا كان مجموع الطرف الدائن أكبر من مجموع الطرف المدين فيسجل الفرق في الطرف المدين تحت إسم مجمل الربح و يرحل إلى الطرف الدائن من حساب الأرباح والخسائر .
المرحلة الثـانية :
و يتم فيها تحديد صافي نتيجة أعمال المنشأة من نشاطها الرئيسي بعد ترحيل رصيد حساب المتاجرة و لقد ذكرنا أنه إذا كان الفرق مجمل الربح فيسجل في الطرف الدائن من حساب الأرباح و الخسائر و إذا كان الفرق مجمل الخسارة فيسجل في الطرف المدين من حساب الأرباح و الخسائر و يرمز له في الدفاتر المحاسبية بالرمز (( حــ / أ . خ )) حيث هذا الحساب في طرفه المدين يقفل فيه كافة المصاريف التي صرفت مثل : الرواتب و الأجور – إيجار المحل – النور و المياه و الكهرباء – قسط تأمين ضد الحريق – الضرائب و الرسوم المختلفة – المصاريف العمومية – عمولة التحصيل – الديون المعدومة – الإهتلاكات – المؤونات – الفوائد المدينة – عمولة وكلاء البيع – مصاريف نقل المبيعات – الخصم الممنوح – أجور صناعية - أما في طرفه الدائن يقفل فيه الحسابات التالية : الفوائد الدائنة – الإيجار الدائن – فوائد السندات – أرباح الأسهم المالية – الخصم المكتسب و بعد الترحيل نجمع الطرف المدين و الطرف الدائن من هذا الحساب إذا كان مجموع الطرف المدين أكبر من مجموع الطرف الدائن فيسجل في الطرف الدائن صافي الخسارة و يرحل إلى الميزانية العمومية و ينقص من حساب رأس المال مباشرة أو إذا كان مجموع الطرف الدائن أكبر من مجموع الطرف المدين فيسجل في الطرف المدين صافي الربح و يرحل إلى الميزانية العمومية و يسجل تحت رأس المال مباشرة مع المطاليب .
