لكي يتم إعداد
الحسابات الختامية سوف تمر على مرحلتين أساسيتين و من خلال حسابين إثنين :
يتم فيها تحديد مجمل نتيجة أعمال
المنشأة من نشاطها الرئيسي من خلال مقابلة الإيرادات المتحققة من النشاط الرئيسي و
المتمثلة بإيرادات المبيعات مع المصاريف في كل المراحل التي تسبق عملية البيع و
ذلك من خلال حساب ختامي يسمى المتاجرة حيث يتم إقفال المشتريات و المبيعات في هذا
الحساب و ذلك من خلال عكس طبيعة أرصدة الحسابات لكي تقفل في دفتر الأستاذ و يصبح
رصيدها مساوي للصفر حيث حساب المتاجرة في طرفه المدين يقفل فيه الحسابات التالية :
المشتريات – بضاعة أول المدة – مردودات المبيعات – الرسوم الجمركية على المشتريات –
مصاريف تأمين المشتريات – مصاريف نقل المشتريات – عمولة وكلاء الشراء – مسموحات
المبيعات أما في طرفه الدائن يقفل فيه
الحسابات التالية : المبيعات – بضاعة 31 / 12 – مردودات المشتريات – مسموحات
المشتريات . و بعد الترحيل نجمع الطرف المدين من هذا الحساب و الطرف الدائن من هذا
الحساب إذا كان مجموع الطرف المدين أكبر من مجموع الطرف الدائن فيسجل الفرق في
الطرف الدائن تحت إسم مجمل
الخسارة و يرحل إلى الطرف المدين من حساب الأرباح و الخسائر أو إذا كان
مجموع الطرف الدائن أكبر من مجموع الطرف المدين فيسجل الفرق في الطرف المدين تحت
إسم مجمل الربح
و يرحل إلى الطرف الدائن من حساب الأرباح والخسائر .