إدارة مخاطر المشروع (project risk management): هي عملية تحديد وتحليل ثم الاستجابة لأي خطر ينشأ خلال دورة حياة المشروع لمساعدة المشروع على البقاء على المسار الصحيح وتحقيق هدفه. إدارة المخاطر ليست رد الفعل فقط؛ يجب أن تكون جزءًا من عملية التخطيط لمعرفة المخاطر التي قد تحدث في المشروع وكيفية التحكم في هذا الخطر إذا حدث بالفعل.
الخطر هو أي شيء يمكن أن يؤثر على الجدول الزمني لمشروعك أو أدائه أو ميزانيته. المخاطر هي احتمالات، وفي سياق إدارة المشروع إذا أصبحت حقيقة واقعة يتم تصنيفها على أنها “قضايا” يجب معالجتها.
إذن فإن إدارة المخاطر هي عملية تحديد وتصنيف وترتيب الأولويات والتخطيط للمخاطر قبل أن تصبح مشكلات.
يمكن أن تعني إدارة المخاطر أشياء مختلفة في أنواع مختلفة من المشاريع. في المشاريع الكبيرة، قد تتضمن استراتيجيات إدارة المخاطر تخطيطًا تفصيليًا شاملًا لكل خطر لضمان وضع استراتيجيات التخفيف في حالة ظهور مشكلات. بالنسبة للمشاريع الأصغر، قد تعني إدارة المخاطر قائمة بسيطة ذات أولوية للمخاطر ذات الأولوية العالية والمتوسطة والمنخفضة.
لماذا تعتبر إدارة المخاطر مهمة لنجاح المشروع؟
يمكن أن يخطئ المشروع بالعديد من الطرق المختلفة وبدون إدارة فعالة للمخاطر قد تقل فرص النجاح. للحصول على مشروع سلس وناجح، من الضروري أن تحدد جميع نقاط القوة والضعف في هذا المشروع.
هناك العديد من أنواع المخاطر المختلفة التي يمكن أن تؤثر على المشروع مثل المخاطر المالية والبيئية والاجتماعية والثقافية.
يمكن أن يساعدك التخطيط والإعداد الفعال في تحديد المخاطر وتحليلها بينما يساعدك في تحقيق مشروع ناجح.
كيفية إدارة المخاطر في المشاريع
تعد القدرة على توقع المخاطر التي قد تزحف في أي وقت في المستقبل مهارة حاسمة لمدير مشروع فعال. تساعدك خطة إدارة المخاطر المحددة على الاستعداد للتعامل مع حالات عدم اليقين وتقليل التكاليف الإضافية من خلال توفير الموارد القيمة مثل الوقت والدخل والأصول والأشخاص.
فيما يلي خطة من ست خطوات يمكن أن تساعدك على تحديد المخاطر وإدارتها قبل أن تخرج الأمور عن السيطرة.
1. قم بتضمين إدارة المخاطر في مشروعك
أول وأهم شيء يمكنك القيام به لتحسين إدارة مشروعك هو تضمين إدارة المخاطر في خطو المشروع.
في الوقت الحاضر، تقدم العديد من الشركات والمؤسسات برامج إدارة مخاطر المشروع من أجل تدريب موظفيها على اكتشاف المخاطر قبل أن تسوء الأمور. لتحديد المخاطر، يجب أن يمتلك المرء الخبرة والتجربة حتى يتمكن من التركيز على السيناريوهات المستقبلية.
إلى جانب وجود مديري وأعضاء ذوي خبرة في المشروع، يمكنك ترتيب “جلسات عصف ذهني حول المخاطر” لاكتشاف المخاطر المختلفة التي يمكن أن تظهر في المستقبل.
إنه من الجيد أن يكون لديك مختلف الأساليب لتحديد المخاطر والتجربة معهم لتحديد المخاطر غير المتوقعة التي قد تحدث. على سبيل المثال، يمكنك تحديد فقدان البيانات على أنه خطر، والبحث عن أفضل برامج النسخ الاحتياطي لعملك.
وجد استطلاع أجراه معهد إدارة المشاريع (PMI) أن 83٪ من المؤسسات عالية الأداء في إدارة المشاريع تمارس بانتظام إدارة المخاطر، مقارنة بـ 49٪ فقط من المنظمات ذات الأداء المنخفض التي تفعل ذلك.
يحقق هؤلاء أصحاب الأداء العالي أهدافهم بمعدل 2.5 مرة أكثر ويهدرون أموالًا أقل 13 مرة من أصحاب الأداء المنخفض.
2. مناقشة المخاطر مع الآخرين
أليس من الرائع أن يتوقع شخص ما في فريقك ويشير إلى مخاطر محتملة في اجتماع الفريق وعندما تظهر هذه المخاطر بالفعل، أصبحت بالفعل تملك نسخة احتياطية في الاعتبار؟ هذا هو المكان الذي يظهر فيه التواصل بشأن المخاطر في الصورة.
غالبًا ما كان من الممكن معالجة الإخفاقات الرئيسية بسهولة من خلال التواصل المتسق.
تتمثل الطريقة الأكثر واقعية في الإبلاغ عن المخاطر أثناء العمل على المهام الفردية حتى تتمكن من إعداد خطة بديلة، فقط في حالة عدم سير الأمور وفقًا للخطة.
عند الإبلاغ عن المخاطر، اشرح كيف ستؤثر على مشروعك ومدى احتمالية حدوثها وما هي الخطوات التي يمكنك اتخاذها للتخفيف من حدوثها.
إذا كنت مدير المشروع، فتأكد من إنشاء بيئة يشعر فيها الأشخاص بالراحة للتعبير عن المخاطر بوضوح في الإجتماعات أو في جلسة واحدة دون الشعور بأنهم سيعاقبون بسبب نقلهم لأخبار سيئة.
3. تحديد أولويات المخاطر في المشروع
هناك نوعان من المخاطر: مخاطر منخفضة الدرجة ومخاطر عالية الدرجة. كما يوحي الاسم، فإن المخاطر ذات الدرجة المنخفضة هي تلك التي يمكن أن تؤثر على النتيجة ولكن لا يزال من الممكن التحكم فيها. في حين أن المخاطر العالية يمكن أن تؤثر بشكل كبير على النتيجة وتوقف التقدم بشكل كبير.
وبالتالي، من الجدير بالذكر أن بعض المخاطر لها تأثير أكبر من غيرها.
اقض جزءًا كبيرًا من الوقت في تحديد أولويات المخاطر ووزن تأثيرها على المشروع. يمكنك إما وضع مجموعة من المعايير أو إعطاء الأولوية للمخاطر بالكامل على شعورك الداخلي.
يُنصح باختيار طريقة واقعية تسمح لك باتخاذ قرار بشأن احتمالية المخاطر وتأثيراتها.
عند تحديد أولويات المخاطر، اسأل نفسك أسئلة مثل:
- هل ستؤثر المخاطر على المشروع أو المنتج أو كليهما؟
- هل المشروع ذو أهمية حاسمة لشركتك؟
- هل المشروع ذو أهمية حاسمة بالنسبة للعميل؟
- هل ستؤثر المخاطر على العلاقة مع العميل؟ ما هي أهمية هذا العميل؟
- هل العميل على علم بالفعل بالمخاطر؟ هل أصحاب المصلحة على علم بالفعل؟
4. تحليل المخاطر
يعد تحليل المخاطر جزءًا مهمًا من إدارة المخاطر يمكن أن يساعدك بالفعل في اتخاذ خطوات جادة لصالح المشروع.
لهذا السبب يعتبر فهم طبيعة الخطر والآثار المرتبطة به ذو أهمية كبيرة. ضع في اعتبارك دائمًا أن تحليل المخاطر ليس فقط أحادي البعد ولكنه يحدث على مستويات مختلفة.
في بعض الأحيان، يمكن للمخاطر التي تبدو صغيرة وغير ضارة أن تتحول إلى شيء كبير ويكون لها تداعيات خطيرة. هنا تظهر الفعالية الحقيقية لمدير المشروع في الصورة. يمكن أن يساعدك هذا التحليل في اكتشاف حجم التأثير على الميزانية والمواعيد النهائية وجودة المنتج لمشروع ما.
طريقة مفيدة هي:
- سجل احتمالية المخاطر على مقياس من منخفض إلى مرتفع أو 1-5
- سجل تأثير المخاطر التي تحدث على مقياس من منخفض إلى مرتفع أو 1-5
- رتب المخاطر حسب الأولوية على مقياس من منخفض إلى مرتفع أو 1-5
- تقدير متى يمكن أن تؤثر المخاطر على المشروع
5. تنفيذ الإستجابات للمخاطر في أقرب وقت ممكن
تمكنك النقاط المذكورة أعلاه من فهم المخاطر وتحديد أولوياتها، في حين أن تنفيذ استجابات المخاطر سيحدث الفرق الفعلي في المشروع.
يتضمن ثلاثة خيارات: قبول المخاطر وتجنب المخاطر وتقليل المخاطر.
إذا كانت التأثيرات على المشروع ضئيلة أو يصعب التأثير عليها، فمن الأفضل قبول المخاطر. أثناء تجنب المخاطر، يمكنك التخطيط أو التلاعب بالمشروع بطريقة تقل فيها احتمالية مواجهة مخاطر معينة. لتقليل المخاطر إلى الحد الأدنى، يجب أن تحاول التأثير على الأسباب أو تقوية العوامل المواتية للتعويض عن تأثير المخاطر.
وفقًا لمسح أجرته شركة PMI لعام 2018، أشار 29٪ من المستجيبين إلى أن الفرص والمخاطر التي لم يتم تحديدها كانت أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشروع.
6. تعقبهم بانتظام
من المهم تتبع المخاطر على أساس منتظم لأنها تساعدك أنت والفريق على معرفة المخاطر الشائعة وتأثيرها على المشاريع. أسهل طريقة هي إعداد تقرير بعد اكتمال المشروع وتحديد مهام المخاطر وأسبابها وتأثيراتها وتحليلها حتى تعرف كيفية معالجتها فقط في حالة مواجهتها في مشروع آخر.
ستساعدك النقاط المذكورة أعلاه بالتأكيد على التنفيذ الفعال لإدارة المخاطر في مشاريعك القادمة. ومع ذلك، لا تخجل من تجربة أو تجربة أساليب مختلفة أو أدوات إدارة المشروع في أسلوب الإدارة لتقليل المخاطر.
ما هي المنافع؟
هناك العديد من الفوائد لإدارة المخاطر في أي مشروع. تعد إدارة المخاطر جزءًا حيويًا من إدارة المشروع وبدونها يمكنك إعداد نفسك للفشل.
فيما يلي بعض الفوائد:
- قد يساعدك على زيادة إيراداتك
- سوف تساعدك على تحقيق جميع أهداف مشروعك
- سوف يساعدك على تجنب أي كوارث كبيرة
- يساعدك في العثور على فرص جديدة
- يساعدك على اتخاذ قرارات أفضل
- يساعدك على توفير نفقاتك
كل هذه الفوائد تجعل إدارة المخاطر المالية جوهر أي مشروع، لذا تأكد من قيامك أنت وفريق المشروع بإجراء تقييمات للمخاطر في جميع المشاريع.
للمساعدة في الحفاظ على صدارة إدارة المخاطر الخاصة بك، يمكن أن تساعدك دورة FRM أنت وفريقك على أن تكون في صدارة اللعبة.
ما هي أساليب إدارة مخاطر المشروع التي تستخدمها في مشاريعك؟ شاركنا التكتيكات المفضلة لديك في التعليقات أدناه!
