هي
التعبير المالي والكمي لخطة وأهداف الإدارة وبرامج العمل خلال الفترة المقبلة؛ فهى
أسلوب رقابى وتخطيطى على جميع أنواع الأنشطة المختلفة داخل المنشأة فى صورة مجموعة
من الموازنات الفرعية لكل فرع من تلك الأنشطة.
وتجمع
تلك الموازنات الفرعية فى الموازنة الرئيسية والتى تعبر عن الخطة العامة للمنشأة؛
بحيث يكون هناك توافق بين الأهداف الفرعية للمنشأة، والأهداف العامة لها بشكل
متسق.
وكثيرًا
ما يطلق على نظام الموازنات التخطيطية اصطلاح Financial Forecasting
على أساس إن التنبؤ بالظروف التى ينتظر أن تسود فى الفترات
المقبلة يؤدى دورًا هامًا فى إعداد تقديرات الموازنة.
ثانيًا: الفرق بين الموازنة التخطيطية والميزانية
اوجة الاختلاف
|
الموازنة
|
الميزانية
|
الإعداد
|
تعد قبل بداية النشاط
|
تعد فى لحظة معينة أثناء الفترة
المالية أو فى نهايتها
|
التعبير عن البنود
|
يمكن التعبير عن بنودها بالكمية
والقيمة
|
يمكن التعبير عن بنودها بالقيمة فقط
|
الأنشطة التى تشملها
|
تشمل جميع أنواع أنشطة المشروع
|
تشمل الأصول والخصوم وحقوق الملكية
فقط
|
ثالثًا: أساليب إعداد الموازنات التخطيطية
تتعدد
أساليب إعداد الموازنات التخطيطية، ومن بين تلك الأساليب:-
(أ) موازنة
البنود
وتهتم
تلك الموازنة بمطابقة النفقات الفعلية بالاعتمادات المخصصة، وتلك الموازنة لا
تساعد الإدارة فى أداء وظائف التخطيط والتنسيق بين الخطة والموازنة والرقابة.
(ب)موازنة
البرامج والأداء
وتهتم
تلك الموازنة بالآتى:-
P
الموازنة على شكل
برامج توضح الأنشطة التى تخصص لها الاعتمادات المالية وتكاليف تلك البرامج.
P تظهر
تلك الموازنة كذلك البيانات والمعلومات لقياس مستوى الأداء وما تم إنجازه من أعمال
لكل برنامج على حدة.
ورغم
مساعدة الإدارات فى أداء وظائفها؛ إلا إنها لا تحقق الربط بين السياسات المالية
والاقتصادية للدولة وخطة قومية محددة.
(ج)
الموازنة الصفرية Zero –
Base Budget
هى
محاولة للتغلب على مشكلة توزيع الأموال المتاحة والنادرة حسب الأولويات للبرامج
والأنشطة التى تتنافس على استخدام تلك الأموال.
ويقصد
بكونها صفرية أى إعادة جميع البرامج والمشروعات من جديد سواء أكانت قائمة فعلاً أو
مشروعات جديدة.
ويواجه
ذلك النوع من الموازنات مشكلة تتمثل فى صعوبة تحديد وحدات القرار المناسبة، وعدم
قدرة الإدارات على ترتيب مجموعات القرار فى حالة تضخمها، وذك لاحتياجها لكمية
هائلة من البيانات والمعلومات.
(د)
موازنة التخطيط والبرمجة
يقصد بذلك:-
**التخطيط
أى
الوصف الشامل والتعريف الدقيق للأهداف المرغوب تحقيقها فى الأجل الطويل، والاختيار
المنظم للبدائل فى ضوء الإمكانيات والتكاليف والمنافع النسبية لها.
**البرامج
ويقصد
بذلك وضع الخطوات التفصيلية بالدقة التى تصف ما يجب اتباعه لأداء نشاط معين.
**الموازنة
ترجمة
قرارات التخطيط والبرمجة إلى خطط مالية.
رابعًا: أنواع الموازنات
تشمل
الموازنات التخطيطية
موازنات تشغيل
Operating Budgets
|
موازنة
استثمارية
Capital Budget
|
موازنة نقدية
Cash Budget
|
هى مجموعة من القوائم والجداول التى
تعبر عن تقديرات الإنتاجية المختلفة داخل الشركة، وتشمل:-
·
موازنة
المبيعات.
·
موازنة
الإنتاج.
·
موازنة المواد
المباشرة.
·
موازنة العمالة
المباشرة.
· موازنة
التكاليف الإضافية.
· موازنة
التكاليف الصناعية.
· موازنة
التكاليف التسويقية
·
موازنة
التكاليف الإدارية.
·
قائمة الدخل
التقديرية.
· قائمة
المركز المالى التقديرية.
|
هى مجموعة من الأشكال والجداول التى
تعبر عن التخطيط طويل الأجل للمشروعات الرأسمالية أو الاستثمارية أو عمليات
التكوين الرأسمالى بالمشروع.
|
هى مجموعة من القوائم أو الجداول
التى توضح حركة المقبوضات والمدفوعات النقدية المتوقعة، وما يترتب عن هذه الحركة
من فائض أو عجز نقدى.
|
خامسًا: مقومات نظام الموازنة
التخطيطية
تتمثل
أهم مقومات نظام الموازنة التخطيطية فى:-
(أ)المشاركة
اشتراك
مديرى الإدارات ورؤساء الأقسام وغيرهم من المسئولين بالشركة فى وضع تقديرات
الموازنة بما يكفل التأكد من إن التقديرات الموضوعة تمثل أهدافا قابلة للتحقيق فى
ضوء الإمكانات المتاحة لكل من هذه الأدوات أو الأقسام، فضلاً عن الاشتراك الفعلى
للأفراد المسئولين من تنفيذ الموازنة يعتبر التزامًا من جانبهم ببذل الجهود لتحقيق
الأنشطة الموضوعة.
(ب)تحديد
المسئوليات
تحديد
مسئوليات كل من الإدارات أو الأقسام التى تشملها الشركة عن النتائج التى يجب أن
تحققها، والتكلفة التى ترتبط بتلك النتائج.
ولذلك
تشتمل الموازنة على بيان البرامج التى تقع فى اختصاص كل من هذه الإدارات وما يتبعها
من مراكز الإنتاج أو مراكز التسويق أو مراكز الخدمات الفنية وتحديد ما يتطلبه
تنفيذ كل برنامج من عناصر التكلفة التى تخضع للرقابة بكل مركز على حدة، وبذلك تؤدى
الموازنة التقديرية وظيفتها كأداة لتحديد برامج الإنتاج والخدمات وتحديد المسئولية
عن تنفيذ هذه البرامج.
(ج)استخدام
الأساسية الإحصائية
إعداد
تقديرات الموازنة على أساس دراسة اقتصادية دقيقة؛ مع استخدام الأساليب الإحصائية
المناسبة لا سيما فيما يتعلق بالتنبؤ بالمتغيرات الأساسية كمستويات الأسعار وحجم
المبيعات بكل مناطق التوزيع؛ بالإضافة إلى إن تقديرات عناصر تكاليف الإنتاج
والتسويق تستلزم دراسة النتائج المالية ونتائج التكاليف التى تستمد من السجلات
المحاسبية عن الفترات المالية السابقة.
(د)التقارير
إعداد
مجموعة متكاملة من التقارير لمتابعة تنفيذ الموازنة فى فترات دورية منتظمة وفقًا
لنفس المفاهيم التى أعدت على أساسها تقديرات الموازنة.
وقد
جرى العرف على إعداد الموازنة الجارية عن سنة كاملة مع تقسيمها إلى فترات ربع
سنوية أو شهرية؛ بحيث يستثنى متابعة التنفيذ عن فترات قصيرة الأجل نسبيًا، كما
يستثنى تعديل البرامج الموضوعة وما يرتبط بها من عناصر الإيرادات والمصروفات فى
ضوء التغيرات التى تطرأ على ظروف التسويق أو الإنتاج أو التمويل، وجرى العرف كذلك
فى بعض الشركات على بيان عناصر الإيرادات أو المصروفات التى تتعلق بالربع الأول من
السنة بصورة تفصيلية؛ بينما تظهر التقديرات المتعلقة بكل من الفترات الثلاثة
الباقية بشكل إجمالى؛ على أن يجرى تقدير الاجماليات المتعلقة بالفترة الثانية فى
بداية تلك الفترة فى ضوء المتغيرات المشار إليها، وهكذا بالنسبة للفترتين الثالثة والرابعة.
وبذلك
يمكن تفادى الآثار التى تترتب على هذه التغيرات عند مقارنة النتائج الفعلية لكل من
هذه الفترات بتقديرات الموازنة.
(هـ)نظام
محاسبى ونظام للتكاليف
ضرورة
وجود نظام محاسبى متكامل يشمل نتائج المحاسبة المالية، كما يشمل البيانات
التحليلية للتكاليف على مستوى المنتجات ومراكز الإنتاج والخدمات؛ إذ أن السجلات
المالية وسجلات التكاليف تعتبر بمثابة المصدر الأساسى للبيانات سواء فيما يتعلق
بإعداد الموازنة أو بمتابعة تنفيذها.
سادسًا…
وظائف الموازنة
تعتبر
الموازنة أداة إدارية تساعد الإدارات فى أداء وتحقيق الوظائف الإدارية الآتية:-
(أ)التخطيط
Planning
يقصد
بالتخطيط رسم خطط المستقبل مع مراعاة الأنشطة التى ترغب الإدارات العليا للشركة فى
تحقيقها، حيث يجب على الإدارات أن تخطط إذا ما أرادت تحقيق أهداف الشركة. فبدون
التخطيط لن تدرس الإدارات مقدمًا كل الاحتمالات المتوقعة؛ وبالتالى لن تكون على
استعداد لمقابلة أى منها عن طريق ما وضعته من خطط.
ويعتبر
التخطيط مرحلة ضرورية للحكم على البدائل المختلفة واختيار أفضلها على أساس
البيانات والمعلومات المتوافرة فى الوقت الراهن، وتحتاج عملية التخطيط لأوجه
النشاط المختلفة فى الشركة لموازنة تخطيطية تغطى فترات ذات مدد مختلفة.
ويمكن
تقسيم نظام الموازنات التخطيطية إلى قسمين هما:-
3
الموازنة
التخطيطية طويلة الأجل.
3
الموازنة
التخطيطية قصيرة الأجل.
(ب)التنسيق
Co-ordination
وذلك
بهدف تحقيق التوازن بين خطط المشروع المختلفة؛ فالتنسيق هو المرحلة التى بواسطتها
تتمشى خطط اوجه النشاط المختلفة مع بعضها فى انسجام، وعن طريقها فإن جهود إدارات
أو أقسام المنشأة يجب أن تتوحد نحو تحقيق الأنشطة الرئيسية الموضوعة، ولا شك إن
التنسيق يعتمد بدرجة كبيرة على وجود نظام اتصال فعال.
(ج)الاتصال
Communication
تعتبر
الموازنة التخطيطية إحدى الوسائل المستخدمة فى عملية الاتصال بين المستويات
الإدارية المختلف؛ فمن الضرورى أن يعرف كل أعضاء الإدارات خطط العمليات والتوقيتات
اللازمة لها، ومما لا شك فيه إن هذا يتطلب توزيع الموازنة التخطيطية على كل أعضاء
الإدارات قبل البدء فى التنفيذ بوقت كافٍ؛ حتى يتسنى لكل فرد أن يكون على علم تام
بالخطة الفرعية الخاصة بأوجه نشاط قسمه، وبكيفية ارتباط الخطة الفرعية بالخطة
الرئيسية المتعلقة بالمنشأة ككل. وبذلك يكون هناك عدم تعارض أو تنافر بين جهود
الإدارات والأقسام المختلفة.
(د)الدافعية Motivation
قد
تمثل الموازنة التخطيطية عاملاً إيجابيا أو عاملاً سلبيًا؛ فإذا اشتركت المستويات
الإدارية الدنيا فى إعداد الموازنة وكان هناك اقتناع من المديرين المسئولين عن
التنفيذ بتوافق مصالحهم مع مصالح الشركة؛ أدى ذلك إلى تحقيق المطلوب، وكان اثر ذلك
إيجابيا على الدوافع.
أما
إذا ما تم تجاهل المستويات الإدارية الدنيا المسئولة عن التنفيذ فى مرحلة إعداد
الموازنة وتم فرضها من قبل الإدارات العليا فقد تؤدى إلى آثار سلبية على الدوافع،
وتؤدى كذلك إلى تجاهل تنفيذ الموازنة وتحقيق أهدافها.
(هـ)الرقابة
Control
تؤدى
الموازنة وظيفة الرقابة عن طريق تحديد انحراف الأداء الفعلى عن التقديرات الموضوعة
لهذا الأداء بالموازنة، ويتم تحديد ذلك الانحراف عن طريق مقارنة الأداء الفعلى
لأنشطة وعمليات الشركة بتقديرات هذا الأداء الموضوعة بالموازنة.
يلى
عملية تحديد الانحرافات تحليل الانحرافات، تحديد أسبابها، واقتراح الطرق المناسبة
للعلاج والتقرير عن ذلك.
